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¿Confundido acerca de la conciliación de datos y la conciliación bancaria? En esta entrada del blog de Conciliac te proponemos un análisis de las distinciones entre estos procesos financieros cruciales. Además, las mejores prácticas y consejos para lograr conciliaciones efectivas.

Tabla de contenidos:

• ¿Qué es la conciliación de datos?
• ¿Qué es la conciliación bancaria?
• Conciliación de datos y conciliación bancaria: ¿cuál es la diferencia?
• Mejores prácticas de conciliación de datos para empresas

Estamos aquí para abordar las sutiles diferencias entre la conciliación de datos y la bancaria, que tienen sus respectivos campos de aplicación.

En ambos casos, el propósito es comparar conjuntos de información para identificar discrepancias, eliminar posibles errores y tomar mejores decisiones en base a certezas.

Ahora bien, ¿en qué aspectos varían los mencionados ejercicios?

En lo que sigue, te invitamos a un examen de las distinciones entre estos procesos, además de un repaso de las mejores prácticas y consejos para lograr conciliaciones efectivas.

¿Qué es la conciliación de datos?

Este proceso (de carácter amplio y abarcador) implica la comparación de conjuntos de datos con el objetivo de identificar discrepancias y conseguir una conciliación eficiente a través del denominado data match.

En el transcurso de la conciliación se eliminan los errores con un propósito fundamental: lograr que los datos asentados sean fiables para que, en base a éstos, puedan tomarse las mejores decisiones. ¿Acaso son posibles los buenos arbitrajes con datos inexactos?

La conciliación de datos se emplea con diversos fines y en múltiples ámbitos. El proceso también sirve para reconocer posibles fraudes, errores humanos, duplicaciones, actividades sospechosas, etcétera.

En resumen, se trata de un proceso de verificación que apunta a la veracidad de la información. En este ejercicio, se busca que los datos sean coherentes entre sí, y que reflejen con fiabilidad los movimientos en el mundo real.

Tal como examinaremos al revisar las mejores prácticas de conciliación de datos, los sistemas automatizados maximizan el beneficio de estos procesos, al eludir las revisiones manuales que sufren una mayor tasa de errores. La automatización de las tareas aporta rapidez y eficiencia.

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es uno de los tipos de conciliación de datos; una de las formas que toman estos procesos de validación.

En concreto, es un procedimiento útil para conocer el estado de las finanzas, detectar errores en la contabilidad, y comprobar la certeza de los registros en las operaciones.

Tal como explicamos anteriormente en este blog, la conciliación bancaria consiste en contrastar los registros de las operaciones de la cuenta (disponibles en los libros contables) con los movimientos que registran las entidades (en los extractos bancarios emitidos). De esta forma, se realizan las correcciones necesarias.

Es importante tener en cuenta que el objetivo de las conciliaciones bancarias no es conseguir la plena coincidencia entre los saldos que registra una compañía con los extractos. En cambio, la finalidad primaria es dilucidar qué variable causó la diferencia.

Para comprender más cabalmente qué es una conciliación bancaria, veamos un ejemplo.

Imaginemos que una startup compró un proyector para realizar presentaciones y que pagó 2.000 dólares por el dispositivo. En la conciliación bancaria que corresponde al mes de la compra, se compara el importe en la factura que emitió el vendedor con el movimiento en la cuenta bancaria de la empresa para comprobar la concordancia.

Para graficar este ejemplo en forma integral, es importante considerar que el proceso también se aplicará en las ventas. Esto nos servirá para comprender las diferencias entre la conciliación de datos y la conciliación bancaria. Por caso, si esa misma compañía ofreció un servicio por el que cobra 30.000 dólares, al momento de conciliar también deben coincidir los montos facturados y el ingreso a la cuenta.

Conciliación de datos y conciliación bancaria: ¿cuál es la diferencia?

Hasta aquí hemos visto qué es una conciliación de datos y de qué se trata el proceso aplicado a las cuentas bancarias. ¿Cuál es la diferencia entre ambos ejercicios?

Lo explicaremos concretamente, del siguiente modo: toda conciliación bancaria es una conciliación de datos; pero no toda conciliación de datos es bancaria.

En ese sentido, repetimos: la conciliación bancaria es uno de los diferentes tipos de conciliación. En rigor, existen diferentes variantes y aplicaciones de este procedimiento, por ejemplo los que siguen.

• De proveedores.
• De inventario.
• De clientes.
• De insumos, en diferentes sectores e industrias.
• De tarjetas de crédito.
• Etcétera.

La confusión entre ambos ejercicios (uno de carácter general, otro más específico) en buena medida responde a la gran importancia de la conciliación precisa de datos en la contabilidad. No es trivial: los departamentos financieros de las empresas gestionan información crucial y sensible para el buen funcionamiento de la organización.

Por ello, es posible que se considere que toda conciliación es bancaria y/o contable; cuando ese procedimiento de validación también es necesario en más ámbitos.

Mejores prácticas de conciliación de datos para empresas

Una de las claves para que la conciliación se traduzca en buenas noticias para las empresas (desde la pequeñas y medianas, hasta las grandes compañías) es realizar el ejercicio en forma periódica, achicando los márgenes para el error.

Luego, para incrementar la periodicidad de estos ejercicios es optar por las soluciones de conciliación automatizadas. Entre las ventajas de hacerlo de ese modo, se destacan las siguientes.

• Los procesos automatizados suman agilidad y evitan obstáculos que usualmente se presentan en los ejercicios que se realizan en forma manual.
• Se eluden complejidades: la automatización simplifica.
• Los procesos automatizados permiten tomar provecho real de las tecnologías innovadoras. De este modo, las actividades en diversos sectores comerciales se “suben a la ola” de los avances tecnológicos.
• A través de los softwares de conciliación automatizada se achican los riesgos que eventualmente pueden cometer los agentes humanos, facilitando la detección y las soluciones.
• Se trata de un procedimiento integrador, relevante para las empresas que operan en un mundo cada vez más digitalizado.
• Ya lo hemos dicho: con información clara, se toman mejores decisiones. La automatización es clave para que los datos sean certeros.

Cabe notar que los especialistas humanos siguen siendo indispensables. Las ventajas de conciliar con sistemas automatizados confluyen en una mejor gestión de recursos muy valiosos, como el tiempo y el esfuerzo. La lógica es evidente: al liberarse de tareas mecánicas y repetitivas, los integrantes de una empresa pueden dedicarse a acciones más vinculadas al core del negocio.

Si te preguntas cómo agilizar la conciliación bancaria con la tecnología, o cualquiera de las variantes de este proceso, otra de las buenas prácticas es emprender este camino con el asesoramiento de especialistas.

Soluciones como Conciliac EDM colaboran para que el procedimiento de validaciones sea provechoso, permitiendo que tu empresa crezca, con informes claros y de simple acceso, desde una plataforma centralizada.