¿Qué es una conciliación bancaria y cómo se hace?
Los detalles de un procedimiento que agrega eficiencia a las operaciones de las empresas, y los beneficios de abordarlo con sistemas automatizados.
Tabla de contenidos:
- ¿Qué es la conciliación bancaria?
- ¿Qué beneficios trae automatizar la conciliación bancaria?
- Cómo automatizar una conciliación bancaria: paso a paso
A medida que corroboramos que los datos son “el petróleo del siglo XXI”, cobran mayor relevancia los sistemas que automatizan la gestión de grandes volúmenes de información. El auge de la inteligencia artificial es una muestra de ello, con oportunidades insospechadas hace pocos años y que hoy aportan agilidad y eficiencia en múltiples áreas, incluyendo al mundo de los negocios.
La conciliación es un concepto clave en esta revolución. ¿De qué se trata y cuáles son sus beneficios en las empresas? Sique leyendo para conocer más.
¿Qué es la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es un procedimiento útil para conocer el estado de las finanzas de una empresa, identificar errores en la contabilidad, y validar la fiabilidad de los registros en las operaciones.
En la práctica, consiste en comparar los registros de las operaciones de la cuenta bancaria (disponibles en los libros contables) con los movimientos registrados por las entidades bancarias (en los extractos emitidos). Al hacerlo, es posible realizar las correcciones que sean necesarias.
La misma definición de conciliación bancaria revela que se trata de una de las buenas prácticas del emprendedor, ya que este ejercicio ayuda a tomar mejores decisiones en base a los datos, a través de información validada y adecuadamente procesada.
Ten en cuenta que el objetivo de las conciliaciones bancarias no es lograr una coincidencia entre los saldos bancarios que registra la empresa con los extractos. En cambio, el propósito es determinar qué variable ha generado la diferencia.
En el siguiente punto revisaremos más modalidades de conciliación bancaria, que pueden diferenciarse entre las manuales y las automatizadas, y subrayaremos las ventajas de las segundas.
¿Qué beneficios trae automatizar la conciliación bancaria?
Este proceso presenta una imagen fiel de la contabilidad empresarial. Si bien no es un ejercicio obligatorio, es 100% recomendable en función de sus muchos beneficios para firmas de diversos tamaños e industrias.
Decimos, entonces, que la conciliación bancaria no es un proceso obligado aunque sí recomendado, útil para mejorar los procesos y gestionar los recursos; aceitando los engranajes en las empresas.
Tal como señalamos en las primeras líneas de este repaso, la automatización es una variable clave en este ámbito. Las conciliaciones pueden ser dificultosas, y por eso muchas compañías las evitan o realizan con una frecuencia menor a la aconsejada. Hay una buena noticia: existen herramientas que simplifican y dinamizan esta tarea fundamental.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización en la conciliación bancaria? Mira.
- Los procesos automatizados aportan agilidad y eluden los obstáculos que habitualmente se presentan en los procesos manuales.
- En ese sentido, sortean la complejidad.
- Permiten que las empresas tomen real provecho de los procesos innovadores propios de las herramientas digitales. Así, las actividades en diversas áreas comerciales logran “subirse al carro” de los avances tecnológicos.
- Es un ejercicio necesario para comprobar que la información contable de tu empresa sea veraz, coincidiendo con los saldos de tu cuenta.
- Al ser adecuadamente implementado, el proceso sirve para conocer el flujo de caja, en qué se gastó, prevenir pérdidas, y verificar que no se haya gastado más dinero que el ingresado.
- A través de los softwares de conciliación automatizada se reducen los errores que eventualmente pueden cometer los agentes humanos, facilitando la detección y las soluciones.
- Estos sistemas permiten realizar conciliaciones con más frecuencia, achicando aún más el margen de error.
- Es un procedimiento integrador, relevante para las empresas que operan en un mundo cada vez más digitalizado.
- Con información clara, se toman mejores decisiones.
Las ventajas de conciliar con sistemas automatizados que hemos mencionado confluyen en una mejor gestión de recursos súper valiosos como el tiempo, el esfuerzo y el dinero. De esta forma, al liberarse de tareas mecánicas y repetitivas, los integrantes de una compañía se dedican a asuntos vinculados al core del negocio.
Ya se ha dicho y repetido: “el tiempo es dinero”, y la conciliación automatizada permite ahorrar en ambos sentidos.
Ejemplo de conciliación bancaria
Imaginemos que una empresa adquirió una nueva computadora para sus oficinas por 2.000 dólares. Al realizar la conciliación bancaria que corresponde al mes de la compra, se compara el importe en la factura emitida por el vendedor con el movimiento que se reflejó en la cuenta bancaria.
Para graficar el ejemplo en forma integral, es importante notar que el ejercicio también se aplica en las ventas de las empresas. Por caso, esa misma compañía ofreció un servicio por el que cobra 30.000 dólares a un cliente. Al conciliar, también deben coincidir los montos facturados y el ingreso a la cuenta.
Cómo automatizar una conciliación bancaria: paso a paso
En base a los ejemplos de conciliación bancaria que hemos indicado en el punto anterior, podríamos suponer que se trata de un proceso sencillo. Comparar, simplemente.
Sin embargo, al multiplicar las actividades y añadir procesos (depósitos, giros, cheques, notas de crédito, etcétera) se torna imprescindible la extrema organización y una atención plena. La automatización ha llegado para simplificar el ejercicio.
Para automatizar es preciso disponer de tres elementos fundamentales.
- Los libros de contabilidad al día.
- El extracto bancario.
- El documento de conciliación, que puede ser una planilla de cálculo.
Tal como explicamos en Por qué los emprendedores tienen que saber de conciliación bancaria, el diseño de la hoja de cálculo es sencillo. Debe consignarse la fecha, el concepto o transacción, y los montos registrados en el libro de contabilidad y en el estado de cuenta del banco.
Luego, se comparan todas las operaciones para corroborar si coinciden. De eso se trata conciliar.
Este proceso puede resolverse de ese modo, aunque cuando las operaciones son grandes y las compañías crecen, es conveniente avanzar con soluciones que automatizan el ejercicio. Como hemos visto, el propósito es evitar errores, conseguir eficiencia en los resultados y lograr una mejor gestión de los recursos.
Uno de los errores más habituales en conciliación bancaria es considerar que el proceso será siempre simple, sin aggiornarse al crecimiento del negocio que, con ese desarrollo, precisará nuevas soluciones.
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