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La automatización es la clave para estos procedimientos, fundamentales para tomar decisiones en base a datos fiables.

Tabla de contenidos:

• ¿Qué es la conciliación de tarjetas de crédito?
• Los beneficios de automatizar la conciliación
• Conciliación de tarjetas de crédito: el problema de los formatos múltiples
• ¿Cómo conciliar tarjetas de crédito?

La conciliación es un proceso fundamental en empresas y organizaciones de diversos tamaños, industrias y sectores. Ya hemos subrayado su relevancia a la hora de comprobar la fiabilidad de los resultados contables, y en esta ocasión haremos foco en las tarjetas de crédito.

¿Qué implica conciliar en estos casos? ¿Cuáles son los beneficios de automatizar los procesos? Además, abordaremos la problemática de los formatos múltiples y te ofreceremos una solución a ese dilema.

¿Qué es la conciliación de tarjetas de crédito?

La conciliación de tarjetas de crédito es un procedimiento que permite controlar las operaciones realizadas con esos instrumentos.

En otras palabras y en términos generales, la conciliación sirve para comprobar que la información contable sea veraz, en base a la coherencia entre los pagos, los cobros y los saldos de la cuenta.

Igual que ocurre con las conciliaciones bancarias, las compras que se efectúan con tarjetas de crédito deben ajustarse a la contabilidad de las empresas, con un reflejo en los asientos contables, incluso a sabiendas de que el pago se concreta en plazos diferentes.

Ten en cuenta que aunque la fecha de vencimiento para los pagos implica no realizar un desembolso al momento de la operación, es importante reflejar ese movimiento para el ejercicio de conciliación.

Los beneficios de automatizar la conciliación

Al emplear softwares que automatizan este ejercicio, las compañías se benefician en diversos aspectos que confluyen en la agilidad, la eficiencia y el ahorro de recursos vitales.

En los diferentes tipos de conciliación (incluyendo la que atañe a las tarjetas de crédito) la automatización ofrece las siguientes ventajas.

• El ejercicio puede resultar engorroso cuando los volúmenes de datos son muy grandes. La automatización resuelve ese problema, simplificando y agilizando los procesos.
• Esta metodología también permite apartarse de los errores que habitualmente ocurren en la tarea manual, la que es enteramente realizada por agentes humanos.
• Al automatizar, las conciliaciones se realizan con más frecuencia, y se ha comprobado que incrementar la periodicidad es un vector que favorece a las empresas, al entregar una imagen fiel de sus finanzas en forma asidua.
• Los procesos automatizados facilitan la detección de incongruencias en los datos y el posterior abordaje de soluciones.
• Esta metodología brinda una transparencia plena a los datos; echa luz sobre ellos.
• Al disponer de información veraz y confiable, las empresas toman mejores decisiones.
• La automatización libera a los integrantes de las organizaciones de tareas repetitivas y mecánicas, brindándoles recursos (tiempo, especialmente) para abocarse a prácticas relevantes para el negocio.
• En ese sentido, al enfocar eficientemente los recursos, la automatización habitualmente se traduce en buenas noticias para los ingresos de la compañía, aumentando los niveles de productividad.

En resumen, a través de la automatización de las conciliaciones las empresas toman real provecho de las soluciones innovadoras que brindan las nuevas tecnologías, resultando en más productividad y en la posibilidad de enfocar las actividades en aspectos clave para los negocios, eludiendo los errores en los que habitualmente incurren los ejercicios manuales.

Automatizar es “sacarle jugo” verdaderamente a los datos.

Conciliación de tarjetas de crédito: el problema de los formatos múltiples

Muchas empresas se topan con el siguiente inconveniente al momento de conciliar las tarjetas de crédito: al operar con diferentes entidades bancarias, el proceso se complejiza.

Tal como notamos en La importancia y los beneficios de realizar una conciliación bancaria efectiva publicada en este blog, es imperioso tener en cuenta que las empresas son complejas en la gestión de sus costos y formas de pago.

La “llave que abre puertas” es el uso de un sistema de conciliación que tenga las siguientes características:

• Que sea automatizado, en función de los beneficios arriba mencionados.
• Y que sea único (centralizado), para procesar todas las operaciones más allá de la multiplicidad de formatos.

En tanto, la clave es extraer la información de tus tarjetas de crédito de cualquier formato de archivo, base de datos o API, a través de sistemas de conciliación automatizados con interfaces amigables y flexibles.

¿Cómo conciliar tarjetas de crédito?

Para conciliar tarjetas de crédito, al realizar una operación de compra, sin demora ese monto debe reflejarse como un gasto, el mismo día en el que se produjo la operación. Esto es plenamente aconsejable, incluso cuando el pago se realiza posteriormente, considerando la mecánica de estos instrumentos.

Ya lo hemos dicho: el pago es a posteriori, pero la obligación ya se ha tomado.

Si bien para la tesorería y para el flujo de caja es importante saber que al pagar con tarjeta de crédito no hay que desembolsar esa suma en el momento de la operación; para la gestión contable es clave que exista un correlato de la obligación de pago.

Mientras que algunas organizaciones encaran la conciliación en forma manual extrayendo los extractos de cada operación y volcándolos en planillas de cálculo (Excel) para luego comparar los datos; la automatización simplifica la tarea, tal como hemos indicado más arriba en este artículo.

En Conciliac ofrecemos herramientas automatizadas para conciliaciones, útiles para evitar errores y agilizar el proceso, también para el control de tarjetas de crédito. ¿Qué ocurre si el sistema encuentra inconsistencias? Se informan en pocos minutos, para que los agentes humanos realicen las comprobaciones y se concrete una verdadera sinergía.

A fin de cuentas, es relevante confiar en los datos para, así, tomar las mejores decisiones.