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Todos los criterios que tienes que considerar para hacer la elección más inteligente de un potente software de conciliación.

Tabla de contenidos:

• ¿Qué es un software de conciliación?
• ¿Qué tipos de software de conciliación existen y cuál es el mejor?
• ¿Qué criterios se deben tener en cuenta para elegir un software de conciliación?

Si bien no es posible determinar con exactitud cuál fue el origen de las conciliaciones, sí es cierto que se la vincula con una de las modalidades más conocidas que es la conciliación bancaria.

Esto nos permite entender que esta acción responde a la necesidad de controlar las posesiones y registrarlas, siendo uno de los métodos más efectivos para detectar errores y discrepancias en los registros contables y bancarios con el fin de evitar fraudes y errores contables.

Sin embargo, como lo advertimos en varias entradas de este blog, no se trata del único tipo de conciliación que las empresas pueden hacer ya que conforme se incrementó el volumen de datos que manipulan las empresas, cada vez es más necesario conciliar diferentes aspectos de un negocio que, aunque tengan incidencia financiera, no se lleva adelante estrictamente con fines contables.

Otros tipos de conciliaciones que aquí exploraremos se enfocan en el objetivo de optimizar la rentabilidad del negocio aprovechando oportunidades que se pueden visualizar rápida y fácilmente mediante un software, el cual deberías elegir con una visión a futuro de la evolución de tu empresa.

¿Qué es un software de conciliación?

Un software de conciliación es una herramienta informática que permite automatizar el proceso de conciliación bancaria, entre otras conciliaciones.

Este tipo de software cuenta con la capacidad para integrar los extractos bancarios de todas las cuentas y compararlos con los registros contables de la empresa para detectar errores y discrepancias, tal y como lo mencionamos anteriormente.

Por otro lado, el software de conciliación bancaria puede generar informes y asientos contables de forma directa en la contabilidad de la empresa, siendo una modalidad cada vez más utilizada por las empresas para ahorrar tiempo y reducir errores en el proceso de conciliación.

De hecho, las empresas cada vez tienen que administrar y gestionar más datos que, incluso, provienen de diferentes fuentes, pero en todos los casos requieren de una conciliación de los mismos.

Si indagamos en los tipos de conciliaciones que una empresa puede realizar en 2023 nos encontramos con, al menos, este abanico de posibilidades:

• Conciliaciones bancarias
• Conciliaciones de tarjetas de crédito
• Conciliaciones de tickets
• Conciliaciones de nóminas de recursos humanos
• Conciliaciones de tarjetas corporativas
• Conciliaciones de afiliaciones
• Conciliaciones de prestaciones de servicios
• Conciliaciones de inventarios

La lista de opciones podría continuar de manera ilimitada porque, ciertamente, el volumen de datos que tienen las empresas en la actualidad las obliga a ser más rigurosas en la gestión de los mismos para que sus negocios sean realmente rentables.

Vale decir que, una simple conciliación no basta sino que además, en los tiempos que corren, es mucho más valioso poder hacer una trazabilidad entre todos los datos que puede obtener una empresa.

Como lo podemos apreciar, las conciliaciones tienen de forma directa o indirecta un fin relacionado con las finanzas de una empresa, pero en algunos casos arrojará datos contables y en otros cruzará información valiosa para tomar decisiones que incrementen los retornos de inversión.

El punto es, en este sentido, reconocer cuál es el mejor software de conciliaciones que debería usar tu negocio. Sigue leyendo porque hablaremos de esto más adelante.

¿Qué tipos de software de conciliación existen y cuál es el mejor?

Así como existen diferentes tipos de conciliaciones que puede realizar una empresa en la actualidad, también existen diferentes softwares de conciliación que responden a estas demandas.

Nombrarlos sería una travesía infinita porque existen tantos softwares como objetivos que tengan los negocios en relación a la información bancaria o contable que manejan, como también en cuanto al procesamiento de todo tipo de datos.

Sin embargo, existe un único software de conciliación que es 100% flexible, multifuncional e integral. Se trata de Conciliac Enterprise Data Management (EDM), una única plataforma para todo tipo de conciliaciones, y más.

Es posible considerarlo como el mejor software de conciliación porque, además, es modular. Esto implica que las empresas recurrirán al mismo para solucionar un tipo de conciliación y, conforme reconozcan todas las alternativas con las que cuentan al adquirir una licencia, pueden escalar en el uso de otros módulos sin costos ni implementaciones adicionales.

En ocasiones, la gestión de los datos de una empresa se transforma en un cuello de botella que no sólo impacta en la contabilidad, sino también en la pérdida de tiempo y oportunidades.

Cuando una empresa incorpora un mindset data driven comienza a visualizar todo lo que puede optimizar con un software de conciliación capaz de automatizar los procedimientos, desde el comienzo hasta el final.

Si bien ya te compartimos un dato clave para elegir el mejor software de conciliación, vamos a nutrir esto con todos los criterios que tienes que conocer a la hora de hacer la elección del software, o mejor dicho, del módulo por el cual comenzarás a evolucionar y convertir cada paso en una posibilidad de rentabilización.

¿Qué criterios se deben tener en cuenta para elegir un software de conciliación?

Aunque la mayoría de las empresas que buscan un software de conciliación tienen en claro el objetivo para el cual lo quieren, es decir, tienen un problema por resolver y saben por qué es mejor un software que seguir haciendo conciliaciones con planillas de Excel, no todas saben qué es todo lo que pueden optimizar con este tipo de soluciones informáticas.

Por esta razón, reunimos los criterios que consideramos que las empresas deben tener en cuenta a la hora de elegir un software de conciliación, aunque en definitiva, a sabiendas de todo lo que pueden hacer está dentro de una única plataforma como la de Conciliac EDM, estos mismos criterios aplican a la hora de comprender por dónde empezar y cómo continuar con el trayecto evolutivo en relación a la automatización del procesamiento de datos que pueden realizar.

Estos son los criterios:

1.Funcionalidad de un software de conciliaciones

Hemos dicho que existen tantos softwares como tipos de conciliaciones se requiera hacer; sin embargo, ¿por qué elegir uno sobre otro? ¿Que criterios debo tener en cuenta?

Un importante criterio es la flexibilidad: debe permitirte relfejar diferentes escenarios de conciliacion de manera simple y “plastica” por asi decirlo. Es decir que te permita la suficiente apertura como para que tú mismo decidas los criterios de cruce y los puedas ir mejorando y cambiando a lo largo del tiempo.

Otro importante criterio es los costos ocultos: muchos softwares al ser en la nube te cobrarán en función del volumen de procesamiento. Si tu empresa esta planeando crecer, ten en cuenta que este tipo de servicios se pueden encarecer mucho a medida que aumenta el volumen. Por otro lado, también puede que tengan un limite de escenarios de conciliacion o de fuentes que puedes integrar. Este tipo de criterios le ponen un límite a tu crecimiento incluso antes de que surja la necesidad. Es importante buscar que no existan este tipo de limitaciones.

Un tercer criterio importante es la autonomía: busca que el software esté hecho para ser configurado y gestionado por un usuario no tecnico, esto te permitirá tener total control y autonomía sobre tus procesos, sin necesitar de que intervenga un proveedor a la hora de crear nuevos criterios y escenarios de conciliación.

2.Integración:

La elección de un software está condicionada por las posibilidades que este tenga de integrarse con tu software de contabilidad actual por un lado, y con tus fuentes de datos (bancos, medios de pago, tarjetas de credito, etc) por el otro.

Es importante que estas posibilidades de integracion sean múltiples, flexibles y abiertas. Es decir que sea posible que las habilites o configures de acuerdo a tu necesidad en cada momento y para cada escenario. Por ejemplo que puedas utilizar una conexión con una API para obtener las transacciones de un medio de pago digital, pero tambien puedas obtener archivos TXT de una carpeta FTP por ejemplo, o conectarte por otro lado a la base de datos de tu sistema de gestion.

Conciliac EDM no sólo cuenta con estas opciónes, sino que además tiene la capacidad de gestionar la información que proviene desde diferentes fuentes transformando archivos en PDF csv o txt, entre otros formatos, como para que también este paso sea parte de la automatización, acelerando exponencialmente los tiempos y logrando conciliaciones mucho más precisas automatizadas de punta a punta.

3.Usabilidad

Un software de conciliación realmente efectivo hará que tu experiencia sea simple, rápida y exacta.

¿Parece imposible todo esto en una sola plataforma? Pues no, ya que uno de los aspectos que caracterizan a un software enterprise data management como el de Conciliac es que no se requieren conocimientos específicos de desarrollo, código o funcionalidad de la plataforma.

En concreto, cualquier persona con una mínima capacitación puede conocer la plataforma y empezar a configurar los escenarios de conciliación en segundos.

4.Asistencia técnica:

Todo primer paso hacia la automatización de procesos, sean conciliatorios o simplemente en la gestión de datos, es para muchos una aventura repleta de instancias desconocidas.

¿Podré hacerlo? ¿Si toco algo que no corresponde qué impacto puede tener en el resultado? ¿Qué hago si además de automatizar la conciliación bancaria, quisiera conciliar tarjetas de crédito?

En fin, estas son solo algunas de las dudas que pueden surgir durante la implementación. La realidad es que un software de conciliaciones tiene que estar acompañado por la asistencia de personas que entiendan que están frente a otras personas que quieren solucionar un conflicto pero desconocen ciertos atributos de la solución.

El soporte técnico es fundamental, por eso en Conciliac hemos diseñado capacitaciones y consultorías enfocadas en cada módulo para que las personas adquieran confianza y descubran, con acompañamiento mediante, todo lo que este software puede hacer.

5.Pricing

Es cierto que el costo de un software de conciliación es determinante para dar el paso hacia la automatización de este tipo de información. Si bien es necesario hacerlo, las pérdidas por demorar este paso pueden ser aún mayores.

Bastará con ver una demo para reconocer todas las posibles fugas de dinero y la pérdida de tiempo y recursos que está propiciando el sistema tradicional. Es por esto que, en definitiva, se considera que este tipo de softwares “se pagan solos”, contemplando el ahorro en la inversión de tiempo y la eliminación de los puntos de posible fraude.

Uno de los errores más habituales a la hora de elegir un software es limitarse a pensar en el presente de la empresa. Los buenos negocios requieren de una visión a futuro, un entendimiento que de cuenta de hasta dónde quieres llevar tus objetivos y qué harás para llegar hasta ahí.

Una solución integral de automatización de procesamiento de datos, como la de Conciliac EDM, contiene esa opción para que, a medida que avanzas en este camino, tu negocio y tu mentalidad empiezan a visualizar cuál es el siguiente paso, el que también estará a un simple clic de distancia.

Escribenos y te mostraremos en la practica como puedes aplicarlo a tu negocio ahora mismo.