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Además, ¿cuáles son los errores comunes en ese proceso clave para las empresas y comercios?

Tabla de contenidos:

• ¿Qué es la conciliación de inventarios y para qué sirve?
• 5 consejos para conciliar inventarios
• Conciliación de inventarios: los errores más comunes
• Los beneficios de automatizar la conciliación

Disponer de información validada es vital para las empresas, en el sentido estricto del término: la certeza en los datos determina el éxito de los negocios.

Por contrapartida, los errores en las bases se traducen en obstáculos y mermas en la rentabilidad. La conciliación de inventarios es clave en emprendimientos de diversos sectores, con el fin de controlar con precisión las compras y las ventas.

En esta entrada del blog de Conciliac revisaremos los detalles del proceso, para concluir en un aspecto crucial: la conveniencia de la automatización.

¿Qué es la conciliación de inventarios y para qué sirve?

Es el proceso que se aplica para chequear si el inventario físico y el registro contable de una empresa es congruente o si, por el contrario, presenta inconsistencias.

El propósito de la conciliación de inventario es verificar que los datos acerca de las existencias coinciden con los productos disponibles. En otras palabras, la finalidad es examinar la coherencia entre la información (intangible) y el material (tangible). A su vez, es necesario cruzar esa información con los saldos contables de la empresa.

Para profundizar la comprensión acerca de esa práctica, veamos un ejemplo de conciliación de inventario:

Si tomamos como muestra a una estación de servicio o gasolinera; este proceso mapea la concordancia entre el combustible en los tanques y la cantidad que se vendió en los surtidores.

Si hubiese una inconsistencia, será imperioso examinar las causas (errores en las operaciones, fugas en los tanques, falta de registros, etcétera) y abordar posibles soluciones.

En resumen, conciliar inventarios sirve para:

• Identificar pérdidas y depreciaciones de los bienes (físicos).
• Estar al tanto de los activos obsoletos en el stock e inventarios.
• Explicitar con datos la realidad de tus activos.
• Tomar mejores decisiones en base a la información, que debe ser validada.
• Al conciliar los inventarios, se cumple con las normas legales que exigen llevar los registros.

5 consejos para conciliar inventarios

• Como primer paso, es relevante hacer un análisis de los bienes de la empresa.
• Una buena idea es aprovechar los beneficios de herramientas como el etiquetado de productos, útiles para identificar bienes físicos en los centros de almacenamiento.
• Es fundamental escoger un método eficiente para medir el inventario disponible. Tal como mencionaremos más adelante en este repaso, los softwares de conciliación automatizada aportan agilidad, fiabilidad y seguridad a este proceso necesario.
• Esta práctica no debe restringirse a un conteo de los bienes físicos: también hay que validar en relación a los registros contables de la compañía.
• Vincularse con especialistas es un movimiento recomendable, de modo que los procesos se realicen con eficiencia y tomando provecho de las mejores soluciones disponibles en el mercado.

Conciliación de inventarios: los errores más comunes

Un desacierto básico en estos procesos es menospreciar los resultados que reflejan incongruencias. Por ejemplo, tal como notamos anteriormente en este blog, no es aceptable declarar una suma mayor a la que corresponde a las existencias reales.

Ten en cuenta que la falta de precisión en los inventarios puede derivar en problemas en auditorías e inspecciones.

Otro error en la conciliación es espaciar demasiado esta práctica. Si bien es usual realizarla al final de cada año, es conveniente hacerla en forma trimestral e incluso mensual para, cuanto antes, reaccionar ante posibles incongruencias en el inventario.

Un desliz habitual a la hora de hacer el control de inventario es suponer que se trata de un mero conteo del stock disponible. Tal como señalamos más arriba, es relevante entrecruzar la información con otros datos, por ejemplo, los estados financieros de la empresa o el estado de los bienes.

En ese sentido, la conciliación no debe encararse de forma aislada, sino con una mirada panorámica, especialmente en compañías con muchas locaciones.

Otro aspecto que debes tener en cuenta. Si bien los procesos de conciliación son particularmente importantes en organizaciones voluminosas para evitar que las inconsistencias afecten negativamente a las actividades; esa práctica es recomendable (también necesaria) en empresas medianas y pequeñas, en diversos sectores e industrias.

Por lo demás, en la era de la digitalización, otra equivocación se vincula al método para medir el inventario disponible. Con esto decimos que despreciar el poder de los sistemas automatizados es, llanamente, escoger el camino más espinoso en lugar de optar por la eficiencia.

Los beneficios de automatizar la conciliación

Los especialistas en marketing digital repiten, como un mantra, que “aquello que no se mide no puede mejorar”. En base a nuestra experiencia en conciliación automatizada, agregamos que para que exista ese adelanto, los datos analizados deben ser certeros y validados.

¿Qué se entiende por conciliación? En términos generales y resumidos, se trata de corroborar la exactitud de la información disponible. No sólo se aplica en inventarios, sino también en cuentas bancarias, movimientos de tarjetas de crédito, etcétera.

Cuando nos preguntamos cómo se realiza la conciliación contable, se abren dos vías principales: el proceso manual y el automatizado.

Es posible realizar una conciliación de inventarios en Excel e incluso con una calculadora en mano, para comprobar si hay faltantes o sobrantes en los productos. Esas metodologías presentan una serie de desventajas, que conviene eludir.

• Son falibles, propensas al error.
• El proceso manual es tedioso.
• Al ser engorroso, muchas empresas deciden espaciar las conciliaciones en períodos largos, lo que habitualmente se traduce en obstáculos para el crecimiento.
• Ir por un camino lateral a la digitalización supone un derroche de recursos valiosos, como el tiempo de trabajo y dinero.
• En tanto, la opción manual provoca mermas en el rendimiento laboral y en las ganancias.

La automatización de la conciliación aporta rapidez al proceso y brinda un panorama real de los datos, en este caso de los activos físicos de una empresa y su relación con los registros contables.

En definitiva, ¿por qué optar por revisar la información en forma manual, en vista a los muchos inconvenientes que genera esa técnica, comenzando por su complejidad y sus resultados imprecisos?

Puedes evitar la conciliación manual de la mano de la automatización, que es eficiente y que favorece la productividad. Soluciones como Conciliac EDM ayudan a que el procedimiento sea realmente provechoso, para que tu empresa crezca, a través de informes claros y sencillos, en una plataforma centralizada.