¿Por qué deberías dejar de usar excel y cuál es la mejor opción para hacer conciliaciones en 2023?

¿Por qué deberías dejar de usar excel y cuál es la mejor opción para hacer conciliaciones en 2023?

En la actualidad existen tres formas de conciliar datos y solo una de las tres es realmente efectiva. ¿Te preguntas cuál es y por qué no la estás usando ahora mismo si es tan recomendable? Te lo contamos en esta entrada de nuestro blog.

Tabla de contenidos:

El mundo corporativo está experimentando en la actualidad un boom de información devenida en datos que emergen desde distintas áreas de un mismo negocio.

Antiguamente, uno de los datos que mantenía la tensión durante los primeros días del mes mientras se realizaban los balances bancarios eran las mismas conciliaciones financieras, es decir, que lo que figura en los estados de cuenta bancaria esté alineado con lo registrado en los libros contables.

El trabajo es extremadamente minucioso y los resultados de tales conciliaciones determinan el curso de muchas decisiones financieras de una compañía. Dependiendo de la industria y del tamaño de la misma, esta acción será más o menos complicada.

Sin embargo, siempre que se haga de forma manual se correrán algunos riesgos, entre ellos, el hecho de que el resultado no sea un fiel reflejo de la realidad.

Amén de ello, y sobre todo ahora, las empresas ya no sólo tienen que llevar adelante conciliaciones financieras puesto que los datos ya no solo salen de los libros contables. Existen otros datos que son funcionales a una compañía y que, por tanto, en plena era del Big Data, requieren de un modelo de administración, gestión y conciliación efectivos.

¿Qué es y cuál es la importancia de las conciliaciones para las empresas?

Vamos a indagar un poco hacia atrás acerca de qué son las conciliaciones a nivel corporativo, lo cual nos dará las claves de por qué son tan importantes (nótese que hablamos en plural, abandonando la idea de que solo existe un tipo de conciliación).

Las conciliaciones de datos son importantes para las empresas por varias razones: en primer lugar, si nos referimos a la conciliación bancaria no podemos obviar que mediante estas acciones es posible conocer el estado financiero real de la empresa y manifestar las diferencias entre la contabilidad y la realidad.

En otros aspectos de un negocio, la conciliación de datos también puede hacer referencia a la comparación entre una cantidad de tickets aéreos emitidos y pasajeros que abordan en una aerolínea, como para citar otro ejemplo, o también, la cantidad de solicitudes de presupuesto de un servicio versus las contrataciones del mismo.

Como sea, una empresa que quiere rentabilizar todas las oportunidades llevará adelante una conciliación que le permita tomar decisiones estratégicas más acertadas y efectivas.

Ahora bien, como lo mencionamos al comienzo de esta entrada, existen diferentes formas de conciliar datos, y sólo una de ellas es la más efectiva. Vamos a dar más claridad en este aspecto.

¿Qué tipo de conciliaciones puedes realizar y cuál es la mejor en 2023?

Está claro que existen diferentes tipos de conciliaciones, pero solo tres formas de conciliar y solo una de ellas es la mejor opción para las empresas que quieren rentabilizar su negocio en 2023.

Estos tipos de conciliaciones a nivel corporativo son:

  • Conciliaciones manuales
    Por lo general, el área de Tesorería de una compañía o alguna persona dedicada a las tareas administrativas revisa y controla los libros de la empresa con los registros bancarios. Esta tarea puede llevar desde semanas a meses, dependiendo de la dedicación exclusiva o no que tenga este recurso. Aun cuando sólo lleve adelante esta conciliación, se trata de una acción muy susceptible a errores humanos.
    En la actualidad es posible trasladar este ejemplo a otras áreas o industrias, como por ejemplo, una oficina de afiliación de una empresa de salud privada que brinda diferentes servicios a nivel regional y que necesita conciliar datos de solicitudes de afiliados en comparación de la inversión en prestaciones médicas otorgadas.
  • Conciliaciones informáticas
    Esta modalidad sigue estando en manos de una o más personas responsables de cargar datos y ejecutar acciones. Se lleva adelante en planillas de excel que permiten automatizar, mediante fórmulas que el mismo proveedor informático ofrece, algunas de las acciones sobre los datos cargados. De todas formas, sigue siendo una acción manual sujeta a errores involuntarios puesto que esos datos provienen, en la mayoría de los casos, de planillas en PDF que obligan a destinar uno o más recursos para la carga. El tiempo que lleva realizar una conciliación con excel disminuye, al igual que los errores humanos, respecto al caso anterior, aunque no de forma notable.
  • Conciliaciones automatizadas
    El hecho de que Excel permite automatizar algunas de las acciones dentro de la planilla de cálculo ha provocado que se entienda que es posible automatizar las conciliaciones con este proveedor informático, cuando en realidad no es tan así.
    Hay que decirlo, aunque el rótulo es optimista, no se trata de una acción 100% automatizada. Aquí es donde todos suspiran desesperanzados porque consideran que no existe tal solución, que en caso de que exista es costosa, difícil de implementar y que las empresas no cuentan con un recurso capacitado para llevarlo adelante.
    Las conciliaciones automatizadas se llevan adelante mediante softwares cada vez más capacitados para trabajar de forma autónoma e inteligente. No por ello reemplazan al recurso humano, sino que por el contrario posibilitan que estos tengan una mayor concentración en otras acciones en donde sí se requiere la habilidad humana.

Las conciliaciones son necesarias y obligatorias en el mundo empresarial, pero conlleva procesos que contemplan acciones repetitivas que terminan por desconcentrar al cerebro humano.

Vale decir que, por lo general, las personas destinadas a estas acciones suelen tener bajo su responsabilidad más tareas que la de conciliar, por lo que cuando llega el momento de hacerlo termina por convertirse en un verdadero calvario, aún cuando se utilicen todos los recursos de un programa ofimático.

¿Cómo puedes automatizar tus conciliaciones bancarias?

La respuesta es simple. Puedes hacerlo con un software enterprise data management, es decir, que posibilite gestionar los datos, cruzarlos y obtener los resultados en tiempo récord, en comparación con lo que has hecho hasta ahora, y todo sin salir de una misma plataforma.

¿Tienes que destinar una inversión más alta en recursos tecnológicos y humanos con capacidades y habilidades exclusivas para ello? Definitivamente, no.

Las mismas personas que hasta ahora se han dedicado a llevar adelante las conciliaciones de tu negocio pueden determinar las reglas por las cuales los algoritmos tomarán información de archivos de diferentes formatos (PDF, txt, xls, csu, etc.) para cruzarlos y arrojar la información que necesitas ver para la toma de decisiones acertada.

Solo tienen que tener claro el objetivo y la trazabilidad de los pedidos. Pero eso no es todo, gracias a la velocidad de los desarrollos tecnológicos en relación a la acción de conciliación de datos es posible, además, recurrir a más integraciones que potencien las habilidades de un mismo software.

No tienes que contratar distintos proveedores tecnológicos para obtener una misma solución, solo tienes que abandonar la era del Excel, dar el salto a la era de las automatización y dedicarte a acrecentar las oportunidades de rentabilización, mientras aquello que sucedía en cuestión de semanas o meses, finalmente se resuelve en minutos.

Lo que es aún mejor es que no sólo resuelve velozmente, sino también efectivamente, puesto que elimina el error humano involuntario y posibilita que esa persona pueda dedicar el resto del tiempo a otras tareas que sí necesitan de su atención.

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