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Las claves para conocer a fondo la conveniencia de automatizar tareas, una estrategia que aumenta la satisfacción en el trabajo y por ende incrementa la rentabilidad.

Tabla de contenidos:

• ¿Qué es la automatización robótica de procesos?
• ¿Cómo funciona la RPA?
• Implementación de RPA: las 5 claves a tener en cuenta
• Los beneficios de la automatización
• Las tres “D” de la robótica y su vínculo con el RPA
• Cómo elegir el software adecuado de RPA

En la era de la digitalización, caracterizada por la versatilidad y la actualización constante, resulta esencial identificar soluciones tecnológicas confiables, seguras y robustas, que además apunten a la rentabilidad. Estar a tiro de los cambios del mercado, alinearse a los objetivos del negocio, y además reducir los costos, es siempre desafiante.

La automatización robótica de procesos, concepto que nos convoca en este artículo de Conciliac, es una de las metodologías que aportan esos valores, siempre a través de una ejecución adecuada. Veamos en detalle qué es la RPA, cómo se implementa y cuáles son los beneficios asociados a su uso.

¿Qué es la automatización robótica de procesos?

También conocida con las siglas RPA (por “robotic process automation”), se trata de una tecnología que automatiza procesos de negocio. En términos resumidos, consiste en el empleo de sistemas (denominados bots) que se encargan de tareas específicas y liberan a los agentes humanos de acciones repetitivas, incrementando la productividad y en tanto la rentabilidad.

Ten en cuenta que no se trata de un desplazamiento de los trabajadores en favor de los robots, sino del uso de soluciones automatizadas que colaboran y mejoran los procesos en diferentes niveles.

Si nos preguntamos qué hace la RPA, es preciso mencionar tres ejes fundamentales:

• Tareas repetitivas, por ejemplo gestión de datos.
• Tareas que involucran grandes volúmenes de información.
• Operaciones con sistemas múltiples: en la práctica, los softwares interactúan con aplicaciones, sitios web, portales de usuarios y otras herramientas, emulando la acción humana.

¿Cómo funciona la RPA?

Para comprender cómo se realiza la automatización robótica de procesos, es preciso tener en cuenta las siguientes variables.

• Los programas especializados observan y comprenden aquello que está en la pantalla. En función de ello, registran las secuencias de acciones de los usuarios (humanos) con las herramientas, y así diseñan un flujo de trabajo.
• El sistema crea una lista de tareas, observando a los humanos.
• Luego, se desarrolla un bot que imita esas acciones dentro de la aplicación, ejecutándolas con más rapidez y sin errores.

Implementación de RPA: las 5 claves a tener en cuenta

• RPA y transformación digital avanzan en forma paralela. Hay numerosas tareas que no precisan creatividad ni profundos conocimientos propios de especialistas: en esos casos emerge la automatización robótica de procesos.
• RPA y optimización de procesos también van de la mano, por caso en la recolección de datos, actualizaciones, aprobaciones, etcétera, que no requieren creatividad o intuición humana.
• Tal como señalamos anteriormente en este blog, es posible comparar los desafíos y soluciones de RPA con los relojes suizos, que funcionan con gran precisión, en forma sincrónica y sin intervención humana directa. En las empresas, atendiendo a cada necesidad y a la satisfacción de los clientes.
• Al hablar de RPA y roles laborales, es preciso conocer cuáles son los programas para la automatización. Se los conoce habitualmente como bots, softwares capaces de realizar tareas de forma similar a como la ejecutan los humanos.
• Hace algunos años, cuando se hablaba de sistemas basados en inteligencia artificial con capacidades para la automatización, por fuera del ámbito más técnico se hacía referencia a los asistentes virtuales. En 2023, programas como ChatGPT de OpenAI y Bard de Google encabezan el exponencial crecimiento de estas tecnologías, que en las empresas se canalizan mediante soluciones especializadas.

Los beneficios de la automatización

Ya lo hemos dicho en Conciliac: la inteligencia artificial (y con ello también hablamos de la sistematización de procesos) no reemplazará a la intuición humana, pero sí la optimizará. ¿De qué modo? Para encontrar respuestas es atinado revisar los beneficios de la automatización, incluyendo la conciliación de datos.

La automatización robótica de procesos aumenta la satisfacción laboral: mientras los softwares se dedican a tareas repetitivas y por eso aburridas, los integrantes de los equipos pueden abocarse a labores que generen impacto y sean positivamente desafiantes.

¿Por qué es tan relevante la satisfacción de los trabajadores? Una encuesta de 2021 reveló que los trabajadores dedican cinco horas semanales a tareas que deberían automatizarse.

La RPA para pequeñas empresas, medianas y grandes compañías es clave en vista de abolir la monotonía, que reduce los niveles de satisfacción y afecta la productividad, con los siguientes puntos a favor.

• Es un sustituto de los procesos manuales, que son falibles.
• Minimiza los errores.
• Reduce los costos.
• Permite tomar provecho de las habilidades humanas.
• Al automatizar los flujos de trabajo, aumenta la productividad.
• Los negocios y organizaciones ganan agilidad.
• Los procesos se vuelven más transparentes.
• Los bots de RPA trabajan 24×7, manteniendo los niveles de servicio incluso en las instancias de mayor demanda.

En resumen, las ventajas de la RPA se traducen en un redireccionamiento estratégico del tiempo dedicado al trabajo, permitiendo que los especialistas de carne y hueso se aboquen a acciones con impacto y a la resolución de problemas.

Las tres “D” de la robótica y su vínculo con la RPA

Una interesante definición de la automatización sirve para comprender el estrecho vínculo entre RPA y transformación digital, además de sus beneficios en términos de productividad y rentabilidad. Nos referimos a las tres “D” de la robótica.

A algunos especialistas les gusta decir que los robots se diseñan con el propósito de liberar a los seres humanos de una serie de tareas que desearían evitar. Esas labores se definen con un trío de adjetivos que comienzan con la letra “D” (en inglés).

• Dirty: sucio/a, en español.
• Dull: aburrido/a.
• Dangerous: peligroso/a.

En tanto, los robots están aquí para encargarse de acciones “sucias” y “peligrosas”, por ejemplo aquellas máquinas desarrolladas para desactivar bombas. En el mundillo del RPA, el adjetivo más relevante es dull: los sistemas automatizados se encargan de lo aburrido y lo hacen con eficiencia, mientras los agentes humanos maximizan su productividad y satisfacción.

Cómo elegir el software adecuado de RPA

Es clave notar que la implementación de RPA es un paso sin fricciones, ya que la automatización involucra a los sistemas heredados y se basa en interfaces amigables; una movida que sigue los axiomas del low code o no code, permitiendo un uso intuitivo, sin depender de los departamentos de tecnología o de capacitaciones intensivas.

Un aspecto destacable de ciertas herramientas de RPA es el alto grado de accesibilidad para aquellos que no son especialistas en software y programación.

Sin embargo, para la implementación segura de RPA es imprescindible avanzar de la mano de especialistas en el área y de socios de negocio adecuados.

En Conciliac contamos con la experiencia, los productos y los expertos para apoyar a la transformación digital de las organizaciones, un movimiento en el que la automatización robótica de procesos emerge como una estrategia medular en múltiples ámbitos, desde la finanzas, pasando por la RPA en servicio al cliente, en operaciones, áreas de marketing, legales, departamentos de recursos humanos, e incluso en atención médica, por mencionar algunos ejemplos entre los tantos.