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Cada vez más compañías de diferentes industrias están gestionando sus datos para rentabilizar sus negocios. Hacerlo de la forma adecuada requiere, además, de un buen conjunto de integraciones capaz de conectar los sistemas de donde provienen, en donde se almacenan o en donde se gestionan. ¿Cuáles son esas integraciones y cuáles son las ventajas de diseñar una buena implementación? Sigue leyendo para saberlo.

Tabla de contenidos:

• ¿Qué son las integraciones?
• ¿Qué es una API?
• ¿Qué tipos de integraciones existen?
• Recomendaciones para diseñar un buen flujo de integraciones

 

De un tiempo a esta parte, cada día se generan millones y millones de datos. De acuerdo con las estimaciones de Statista, la cantidad total de datos creados, capturados, copiados y consumidos a nivel mundial aumentará cada vez con más velocidad, lo que supone que en 2025 el volumen será 180 veces mayor que en 2010 a nivel global, medido en zettabytes.

Ante este panorama, las empresas tienen un gran reto por delante, más aún cuando se considera que la creación, replicación y almacenamiento de datos también va en aumento. De hecho, la misma fuente considera que solo se almacenaron y guardaron entre 2021 y 2020 menos del 2% de los datos generados en todo el mundo.

Esto no hace más que exponer la urgencia de que las empresas empiecen a gestionar los datos de forma inteligente, ya no sólo para conveniencia de sus negocios, sino además para que esta acumulación no caiga encima del negocio en sí mismo.

La administración de datos requiere, entre otras cosas, de una conexión adecuada entre los sistemas, de manera de que ese flujo de información no se interrumpa y que se pueda automatizar el proceso. Esto se hace con integraciones, veamos en detalle qué son.

¿Qué son las integraciones?

Las integraciones son interfaces de programas que funcionan como conectores entre dos o más sistemas que pueden emitir, recibir, almacenar o gestionar datos por medio de diferentes fuentes.

Tales conexiones permiten que las empresas obtengan datos desde otras plataformas o sistemas y puedan integrarlos a sus propios sistemas de forma automatizada, sin necesidad de realizarlo manualmente, con lo cual evitan errores y optimizan la asignación de recursos. Adicionalmente, y a posteriori de que se realicen las integraciones necesarias, es posible robotizar procesos, potenciando aún más los beneficios.

En ocasiones, las empresas necesitan trabajar con los datos y saben que los tienen, pero el problema se presenta, por ejemplo, cuando el origen de esos datos no llega al sistema propio y por tanto se desperdicia. Veámoslo en un ejemplo:

A sabiendas de que una aplicación de pago electrónico recibe una X cantidad de transacciones por día para un cliente, y que este debe contabilizar esos pagos, emitir facturas, iniciar un proceso logístico por contraprestación del pago percibido, etc., una interfaz como API Connector traerá al sistema del cliente estos datos (transacciones) que recibió de la forma adecuada como para que pueda gestionarlos, independientemente de la programación de la aplicación de pagos y del sistema receptor, como también de los procesos que continuarán con su arribo.

En concreto, esa homogeneización de la información se produce por las integraciones que, en el caso de Conciliac EDM, responde a un módulo completo que ofrece una gran variedad de opciones para distintos tipos de conexiones. A continuación, vamos a explorar una de esas interfaces.

¿Qué es una API?

Una API es, por sus iniciales, una Interfaz de Programación de Aplicaciones. Esto es, un conjunto de protocolos y reglas que permite que las aplicaciones se comuniquen e interactúen entre sí o entre diferentes softwares.

Las APIs facilitan el intercambio de datos y funcionalidades entre distintos sistemas por medio de una interfaz clara y estandarizada que permite a los desarrolladores acceder a ciertas funciones o servicios de una aplicación o plataforma sin necesidad de conocer todos los detalles internos de su implementación.

Las APIs pueden ser privadas, siempre que se utilicen para conectar sistemas y datos dentro de una empresa; o también pueden ser públicas, cuando están abiertas al público y cualquier persona puede utilizarlas.

Por su parte, también se pueden implementar para diferentes propósitos, como por ejemplo, permitir que una aplicación web acceda a datos almacenados en una base de datos remota, o que una aplicación móvil integre funcionalidades de redes sociales como compartir contenido o autenticación de usuarios.

También pueden utilizarse para conectar diferentes servicios o plataformas, lo que permite la interoperabilidad y la creación de ecosistemas de aplicaciones más complejos.

¿Qué tipos de integraciones existen?

Nuestra plataforma, Conciliac EDM, cuenta con diferentes tipos de integraciones o interfaces, las cuales son:

• API Connector, o Interfaz de Programación de Aplicaciones, tal y como desarrollé en el apartado anterior.
• DB Connector, permite conectar con bases de datos externas, que pueden encontrarse en otra locación y se accede por medio de consultas.
• ERP Connector, es una interfaz desarrollada por Conciliac y certificado por SAP para conectar con el ERP SAP en sus ediciones R3 y S4Hana. Permite acceder a documentos guardados en el ERP, importarlos a Conciliac para procesarlos y devolverlos como partidas conciliadas. Es muy potente y valorado por todo el ecosistema SAP.
• FTP Connector, es una interfaz en donde se realiza la configuración entre computadoras de extracción de cierto tipo de carpeta y se retirará lo que se le especifique al conector.
• SharePoint, esta interfaz de conexión entre archivos es muy similar a la anterior, pero opera sobre carpetas en la nube en un entorno Microsoft SharePoint.

Recomendaciones para diseñar un buen flujo de integraciones

Cada empresa realizará la implementación de una o más integraciones de acuerdo a sus necesidades y a las oportunidades que las mismas le propicien, debiendo tener en cuenta para ello las siguiente cuatro recomendaciones:

1. Saber cuál es la información que se debe extraer
   Es fundamental que los diferentes equipos dentro de una compañía estén alineados con el objetivo y que, adicionalmente, reconozcan cuál es la información que están pidiendo y para qué la van a utilizar. Una buena comunicación posibilitará que el área demandante de esta integración pueda traducir al departamento de IT de su empresa ciertos detalles relacionados con los protocolos o reglas de cada conector.
2. Entender los niveles de seguridad
   En ocasiones, las empresas consideran que este tipo de flujos de integraciones son proclives a romper con el esquema de seguridad de una empresa, cuando la realidad es que, en el caso de Conciliac EDM, la plataforma es on premise, lo que significa que los datos se almacenan de forma local, permaneciendo en el sistema sin que sean traspasados a terceros.
3. Reconocer de dónde se requiere extraer información
   Identificar el tipo de información y la fuente es fundamental para comprender el diseño de flujo de integraciones, a sabiendas de cuáles serán las fuentes de datos apropiadas para utilizar como conectores.
4. Identificar qué formatos proveen los puntos de información
   En consonancia con el punto anterior, una correcta identificación de las fuentes de datos de origen y de destino, o de los que interactúan entre sí, también es fundamental para comprender cuál es el flujo más óptimo.

En conclusión, el gran desafío de las empresas data driven en la actualidad es llevar adelante una gestión apropiada de los mismos, para lo cual es imperioso que cuenten con las integraciones necesarias para ello.

Algunas, con la intención de resolver este asunto, contratan varias plataformas por separado, cuando Conciliac EDM cuenta con un completo módulo de integraciones en un solo lugar, en donde además también disponen de otros módulos de automatización y robotización con los cuales pueden potenciar los beneficios de administrar los datos, visualizando más oportunidades de negocio y eliminando la acumulación de información útil, que finalmente se desperdicia.

Con Conciliac EDM, cada dato es una llave de acceso, y todas se pueden gestionar en un solo lugar. Pide una demo y pon a prueba la plataforma.