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Los sistemas de planificación de recursos empresariales maximizan sus beneficios a través de la integración. ¿Qué beneficios propicia el enlazamiento y cuáles son los desafíos en la implementación?

Tabla de contenidos:

• ¿Qué son las integraciones ERP?
• ¿Para qué sirve la integración ERP?
• Las mejores prácticas en integración ERP: un ejemplo práctico
• Beneficios de la integración ERP

Cuando hablamos de softwares ERP hacemos referencia a programas diseñados para el “enterprise resource planning”, que al español se traduce como “planificación de recursos empresariales”. En esta nota examinaremos la relevancia de los procesos de integración de estos sistemas habitualmente empleados en compañías, negocios y organizaciones.

¿Qué son las integraciones ERP?

Es atinado comenzar afianzando la siguiente noción: un software para la planificación de recursos empresariales no propicia, por cuenta propia, la deseable combinación de eficacia, organización y productividad. La clave es la integración ERP, que establece conexiones con otros programas, entornos y procesos, tal como explicaremos a continuación.

El enlazamiento es medular en tiempos en los que la proliferación de información pone a las empresas ante una disyuntiva: los datos son relevantes para el crecimiento y la mejora, aunque es necesario gestionarlos en forma adecuada, organizada y unificada. En tal escenario, la integración ERP emerge como una solución necesaria.

¿Para qué sirve la integración ERP?

A modo de puntapié para responder a la pregunta planteada en esta sección, diremos que la integración de sistemas de planificación de recursos empresariales se emplea para integrar diversas tareas y áreas, como las que siguen:

• Control de producción.
• Distribución.
• Logística.
• Inventario.
• Facturación.
• Contabilidad.
• Gestión de ventas y de la cadena de suministros.
• Entregas y pagos.

Ahora bien, las aplicaciones de estos sistemas no se agotan en aspectos como la contabilidad y el inventario: también se aplican en áreas más “flexibles”. Por caso, la integración ERP para la gestión de recursos humanos se ha vuelto moneda corriente.

¿Por qué es clave la integración? Piensa que para la eficiente implementación de los softwares ERP, éstos deben cubrir diversos aspectos que explican la actividad de las empresas, que hablan de sus intereses y particularidades.

• El contexto de aplicación.
• El contexto regional.
• El contexto de la industria.

El impacto de la integración ERP en los procesos de negocio se establece en función de tales dimensiones. Por ejemplo, un sistema para gestionar una plataforma de comercio electrónico debe contemplar no solamente ese ámbito de negocio, sino además la región en la que opera y su rubro específico.

Tal como señalamos anteriormente en Cómo contar buenas historias y vender, aún si tienes un ERP, estos sistemas procuran ser amplios, de gran alcance, es decir, abarcadores.

“Frente a este enfoque de ‘paraguas’ de las soluciones ERP, en los últimos años surgió un conjunto de aplicaciones que busca complementar sus funciones, integrándose de manera fácil y eficiente. Algunas están disponibles como servicios en la nube, y otras se instalan directamente en la infraestructura de la empresa (…) Lo más importante es que tienen un enfoque de solución puntual especializada, que hace solamente una cosa, pero la hace muy bien”, explicamos.

Las mejores prácticas en integración ERP: un ejemplo práctico

Un buen ejemplo de la eficiencia e integración aplicada a los sistemas ERP es la RPA, siglas en inglés de “automatización robótica de procesos”. Se trata de tecnologías que automatizan los procesos de negocio mediante el uso de bots que se encargan de tareas específicas y liberan a los agentes humanos de acciones repetitivas. De ese modo, colaboran en el incremento de la productividad y la rentabilidad.

Respecto al empleo de la RPA, aparecen tres ejes fundamentales:

• Las tareas repetitivas, por caso la gestión de datos.
• Las tareas que operan con grandes volúmenes de información.
• Las operaciones con sistemas múltiples: softwares que interactúan con aplicaciones, sitios web, portales de usuarios y otras herramientas, emulando la acción humana.

Dicho esto, retomemos el sendero de este artículo detallando cómo se realiza la medición del éxito de la integración ERP. Notemos que los sistemas de planificación de recursos empresariales manejan con eficiencia la información, pero que al intentar conciliar los datos con fuentes de información externas (planillas de cálculo, reportes bancarios, servicios de terceros, etcétera) se topan con complejidades y posibles errores.

En tal escenario, un RPA especializado en conciliación automatiza fácilmente todos los pasos en el proceso de conciliación, tomando esas fuentes externas, e identificando cualquier diferencia.

Beneficios de la integración ERP

Las plataformas de integración ERP, al ser implementadas con eficiencia y de la mano de especialistas como Conciliac, propician las siguientes ventajas:

• Más dinamismo: se trata de soluciones que agilizan los procesos.
• Más especialización: las tareas se dividen según los perfiles.
• Uso intuitivo: con interfaces gráficas fáciles de usar.
• Más productividad: se realiza un registro adecuado para la revisión y auditoría de la información; además, estos sistemas operan 24×7.
• Menos costos: incluir todos estos beneficios en un ERP sería costoso y complejo, mientras que hacerlo a través de la RPA es más sencillo y accesible.

En resumen, la unificación de procesos es clave en el empleo de los sistemas de gestión empresarial. Los desafíos en la integración ERP consisten, precisamente, en ser abarcadores e integrales en ese paso.

Es cierto que los softwares de planificación empresarial habitualmente integran diferentes funciones, desde la gestión de ventas, la facturación, etcétera. Ahora bien, ¿qué ocurre cuando cobran relevancia otras herramientas, que también hacen al core del negocio, como un CRM o aplicaciones para la gestión de un e-commerce? Es allí donde emerge la importancia de la integración ERP, que permite trabajar en forma coordinada, apartarse de los procesos estancados y, mancomunadamente, arribar a mejores resultados en los negocios.