¿Qué es la conciliación de nóminas y cómo hacerlo de manera efectiva? Guía definitiva 2023
Las conciliaciones de nóminas son cada vez más necesarias en las compañías, así sea que tenga pocos o muchos empleados y colaboradores. Conoce en esta entrada del blog de Conciliac por qué y cómo hacerlo de forma efectiva en la actualidad.
Tabla de contenidos:
- ¿Qué es la conciliación de nóminas?
- 4 razones por las cuales tienes que automatizar las conciliaciones de nóminas
- ¿Qué tienes que hacer para automatizar la conciliación de nóminas?
En varias ocasiones hemos abordado en este blog cómo están realizando las conciliaciones contables las empresas en la actualidad, en tiempos en donde abundan los datos y los sistemas que hacen que esta tarea sea más simple y ofrezca mayores oportunidades, al mismo tiempo.
Dentro del mundo de las conciliaciones contables, existen algunas que tienen impacto en la contabilidad pero que refieren específicamente al segmento enfocado en la planta de empleados.
Nos referimos a las conciliaciones de nóminas, tema del cual profundizaremos en este blog con el propósito de que no descuides uno de los focos relevantes dentro de las finanzas de una empresa.
¿Qué es la conciliación de nóminas?
La conciliación de nóminas es un proceso en el ámbito de la gestión de recursos humanos y contabilidad que consiste en comparar y verificar la información guardada en los registros de nómina con la información correspondiente en los estados financieros de una empresa.
El objetivo principal de la conciliación de nóminas es asegurarse de que no haya discrepancias o errores entre los datos de nómina y los registros contables de la empresa.
Durante el proceso de conciliación de nóminas, se revisan y comparan varios elementos. Algunos de ellos son:
- Los salarios
- Los sueldos pagados
- Las deducciones realizadas por impuestos y beneficios
- Los pagos por horas extras
- Las contribuciones a la seguridad social y los pagos a los planes de pensiones.
- Las provisiones por vacaciones
- Otros beneficios acumulados.
4 razones por las cuales tienes que automatizar las conciliaciones de nóminas
Como en toda conciliación, sea de datos o contable, lo que se busca es contrarrestar información de una punta a otra para identificar posibles errores, omisiones o discrepancias en los registros.
En el caso de las conciliaciones de nóminas, cuando se realiza esta comparación de datos de forma regular, se garantiza la exactitud y confiabilidad de la información financiera de una empresa, al tiempo que se asegura que los empleados serán compensados correctamente.
Eso sí, para que la conciliación de este tipo sea realmente efectiva, es necesario eliminar errores externos a los datos, aquellos que por ejemplo, se pueden cometer de forma involuntaria durante la carga o procesamiento de la información.
La forma efectiva de hacerlo es por medio de una plataforma como la de Conciliac EDM con la cual se automatiza el proceso completo, desde el comienzo y hasta el final, pudiendo gestionar reportes también automatizados durante determinados períodos y contrarrestar, inclusive de estos datos.
Ahora sí, veamos cuáles son estas cuatro razones por las cuales automatizar la conciliación de nóminas:
-
Elimina los errores:
Como lo mencionamos aquí y en anteriores entradas de este blog, la realización de conciliaciones manuales son proclives a contener errores que, en ocasiones, muchas empresas asimilan con resignación.
Pero si existe una forma de evitar estos errores, ¿no estarías eliminando además una fuga de dinero? Con la automatización de los procesos de conciliación de nóminas se eliminan los errores causados por la entrada de datos incorrectos, omisiones o interpretaciones erróneas.
Los sistemas automatizados pueden verificar y comparar los datos de forma precisa y coherente, minimizando la posibilidad de errores y asegurando la exactitud de los resultados.
-
El factor tiempo y recursos:
La conciliación de nóminas es un proceso laborioso que se debe realizar cada mes y que conlleva un determinado tiempo de recursos destinados exclusivamente a esta tarea.
Muchas empresas no cuentan con personal o tecnología destinada solo a estas acciones, por lo que alguien del área de finanzas o recursos humanos debe desatender sus acciones diarias durante los días en los cuales se realiza la conciliación.
Esto genera desconcentración y convierte este proceso necesario en otro foco de riesgo para las finanzas de una empresa, algo que se puede evitar con la automatización del procedimiento.
La automatización puede realizar cálculos precisos y rápidos, verificar datos en múltiples sistemas y generar informes detallados de conciliación en poco tiempo, lo que reduce la carga de trabajo del personal y permite utilizar esos recursos en otras tareas de mayor valor.
-
Cumplimiento normativo y legal:
La conciliación de nóminas implica asegurarse de que los salarios, beneficios y deducciones cumplan con las regulaciones y leyes laborales vigentes.
La automatización de este proceso colabora con el cumplimiento normativo al realizar verificaciones automáticas y seguimientos de requisitos legales.
Pero eso no es todo, además, los sistemas automatizados también pueden generar informes y documentación necesarios para auditorías y revisiones legales, facilitando el cumplimiento de las obligaciones legales y evitando posibles sanciones.
-
Más precisión y transparencia:
Al automatizar la conciliación de nóminas, se logra una mayor precisión en los cálculos y registros. Los sistemas automatizados pueden acceder a datos actualizados y precisos de diferentes fuentes, lo que una vez más reduce la posibilidad de errores en la conciliación.
Adicionalmente, proporciona una mayor transparencia al permitir un seguimiento detallado de las transacciones y registros relacionados con la nómina. Esto facilita la identificación de discrepancias, la resolución de problemas y la toma de decisiones basadas en datos confiables.
¿Qué tienes que hacer para automatizar la conciliación de nóminas?
Para automatizar la conciliación de nóminas solo tienes que contar con un software enterprise data management, es decir, que contiene múltiples soluciones en un solo lugar.
Este es el escenario ideal y el que tienes a tu disposición ahora si quisieras, puesto que también es probable que con el afán de iniciar el camino de la automatización contrates diferentes plataformas para resolver determinadas tareas rutinarias.
Permítenos advertirte que este hábito terminará generando más confusiones que soluciones. En cambio, cuando automatizamos todos los procesos en un sólo lugar, sean conciliaciones de datos o bancarias, pero que en todos los casos tendrá impacto en las finanzas de tu negocio, quien gana es justamente tu empresa.
Conciliac EDM es la primera y única plataforma que integra todas las herramientas de automatización que hoy necesitan las empresas para realizar conciliaciones de nóminas, bancarias o de datos. Además, permite robotizar dichos procedimientos permitiendo que escales en oportunidades.
Ya te hemos dado las razones por las cuales tienes que automatizar tus conciliaciones de nóminas. ¿Quieres hacer la prueba y saber cuál será el impacto positivo en tus finanzas? Pídenos una demo, estamos a tu disposición para asesorarte.