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El cierre fiscal es un proceso crucial para todas las empresas que suelen invertir tiempo y recursos con el propósito de hacerlo lo más efectivo, preciso y práctico posible. Si quieres saber cómo perfeccionar la ejecución sin comprometer resultados tienes que leer esta imperdible guía.

Tabla de resultados:

• ¿Qué es el cierre fiscal y por qué es tan importante para las empresas?
• ¿Cuáles son los pasos clave en un cierre fiscal?
• ¿Cómo optimizar el proceso de cierre fiscal para que sea realmente efectivo?

 

Durante el proceso de cierre fiscal, las empresas suelen enfrentar varios desafíos y cometer errores que pueden tener consecuencias negativas. Algunos de los desafíos comunes y errores a evitar son:

• Falta de organización
• Registración incorrecta de transacciones financieras
• Desconocimiento de las leyes fiscales
• Omisión de deducciones y beneficios fiscales
• Incumplimiento de los plazos
• Ausencia de la documentación que respalda las transacciones financieras y las cifras reportadas
• Revisión escasa o imprecisa de los cálculos, informes y declaraciones fiscales antes de presentarlos.

La pregunta que surge ante estos desafíos es: ¿existe una forma de realizar un cierre fiscal exitoso capaz de eludir estos errores? Claro que existe y aquí te contaremos cómo con ayuda de la inteligencia artificial y el machine learning puedes optimizar al 100% esta operación.

Pero primero, para comprender la importancia de tomar una solución inteligente, te mostraremos por qué es tan importante hacer el cierre fiscal de forma adecuada y cuáles son los pasos clave del mismo, de manera de que visualices todos los puntos proclives de error. ¡Empecemos!

¿Qué es el cierre fiscal y por qué es tan importante para las empresas?

El cierre fiscal es el proceso mediante el cual una empresa o contribuyente individual finaliza su ejercicio financiero y contable, preparando la información necesaria para presentar las declaraciones de impuestos correspondientes.

Durante este proceso, se revisan y ajustan los registros contables, se calcula el resultado financiero del período y se determina la obligación tributaria. Además, se recopilan todos los documentos y comprobantes necesarios para respaldar la información reportada en las declaraciones de impuestos.

Suele llevarse a cabo al final del año fiscal de la entidad o al final de un período contable específico, dependiendo de las regulaciones y prácticas contables de cada país.

Es un procedimiento decisivo dado que por medio de este ejercicio es posible garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y mantener una gestión financiera adecuada.

Cada vez es más imperioso que estén preparadas y conocer las mejores prácticas para llevarlo a cabo de forma efectiva y práctica.

¿Cuáles son los pasos clave en un cierre fiscal?

Los pasos clave en un proceso de cierre fiscal no son los mismos para todas las empresas ya que dependen del tipo de regulaciones fiscales y las prácticas contables de cada país o jurisdicción. Sin embargo, estos son los pasos clave y comunes para todos:

Paso 1: Recopilación de información de estados de cuenta, facturas, recibos, registros de transacciones, nóminas, entre otros.

Paso 2: Conciliación de cuentas para asegurarse de que los saldos contables y bancarios coincidan, así como conciliar otras cuentas relevantes, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Paso 3: Ajustes contables, necesarios para reflejar de manera precisa los ingresos, gastos, activos y pasivos del período fiscal, como también provisiones para gastos, depreciación de activos, cálculo de impuestos diferidos, etc.

Paso 4: Cálculo del resultado financiero, con la utilidad o pérdida obtenida, de acuerdo a la diferencia entre los gastos totales de los ingresos totales, teniendo en cuenta los ajustes contables realizados.

Paso 5: Cálculo de la obligación tributaria en base al resultado financiero y las leyes fiscales aplicables, aplicando las tasas impositivas correspondientes y considerando las deducciones y beneficios fiscales pertinentes.

Paso 6: Preparación de declaraciones de impuestos de acuerdo a lo que requieran las autoridades fiscales, pudiendo incluir la declaración de impuesto sobre la renta, impuesto al valor agregado (IVA), entre otros, dependiendo de la jurisdicción y el tipo de contribuyente.

Paso 7: Revisión y auditoría interna exhaustiva de los cálculos, informes y declaraciones de impuestos antes de presentarlos para identificar posibles errores.

Paso 8: Presentación de declaraciones, completar los formularios requeridos y enviarlos electrónicamente o en formato físico, según las regulaciones locales.

Paso 9: Archivo y conservación de documentos para facilitar futuras auditorías y consultas fiscales.

Aunque estos pasos representan una visión general del proceso fiscal, es posible visualizar cuántos momentos proclives de error hacen que este ejercicio sea un verdadero desafío, tal y como lo comentamos al comienzo de esta entrada del blog.

Una vez más surge la misma pregunta, ¿existe una forma de optimizar este proceso? No demoramos más esta respuesta que, en concreto, es el gran valor de esta guía.

¿Cómo optimizar el proceso de cierre fiscal para que sea realmente efectivo?

La respuesta es simple y común para todos los países del mundo y sus diferentes regulaciones: la forma de optimizar el proceso de cierre fiscal es por medio del uso de tecnologías como la inteligencia artificial, machine learning y RPA (Robotic Process Automation).

Estas tecnologías posibilitan realizar en segundos los procesos que habitualmente llevan días, o incluso semanas, adquiriendo la información necesaria desde múltiples fuentes, llevando a cabo las conciliaciones y emitiendo los reportes tal y como cada país o jurisdicción los requiera.

Durante este último tiempo, la inteligencia artificial se introdujo en los procesos de la mayoría de las industrias para lograr determinados objetivos de manera ágil y eficaz, razón por la que se ha convertido en una solución ineludible.

Pero, ¿cómo se hace uso de esta herramienta de forma concreta?

Existen cada vez más softwares que brindan soluciones puntuales para procesos complejos como el cierre fiscal. Por lógica, las empresas toman este tipo de ofertas que, en principio, agregan valor pero que con el tiempo pierden vigencia, se desactualizan o no logran responder de manera integral a los desafíos de un cierre fiscal efectivo que, tal y como lo hemos visto, tiene múltiples instancias a resolver.

Como resultado, se acumulan contrataciones de soluciones independientes que los mismos empleados no saben como usar. La solución, con IA o sin IA, termina siendo obsoleta.

No obstante, existe un solución integral que no sólo hace uso de la inteligencia artificial, sino también del machine learning y la automatización robótica de procesos.

Conciliac EDM es la plataforma que integra todas las soluciones en un solo lugar y por medio de la cual es posible hacer un Data Match para conciliar millones de registros en segundos, crear miles de escenarios de matching automatizados y todo por medio de una interfaz de usuario flexible y fácil de usar.

Con RPA, la habilidad de optimización es superadora ya que se obtiene la capacidad de, una vez aprendido un proceso, poder calendarizar las acciones siguiendo instrucciones para saber de dónde tiene que tomar las fuentes de datos y qué proceso tiene que correr, de manera de que realice esta rutina automáticamente y sin necesidad de que intervenga una persona para su ejecución.

Por su parte, el módulo Data Recon interviene aquí para manejar escenarios de conciliación financiera ilimitados y especificando las conciliaciones.

Lo mejor de todo es que con un aprendizaje mínimo de la plataforma, las empresas pueden automatizar y robotizar la consolidación, conciliación y matching de datos financieros, gestionando integraciones (APIs, ERPs, BDs y más), así como también la extracción de datos de archivos PDF, XLS, CSV y TXT.

Podrás hacerlo de forma autónoma e independiente, creando tus propios escenarios y reglas según las necesidades de gestión que tu empresa requiera, y dejando que las personas que antes destinaban mucho tiempo a esta tarea puedan ocuparse de otras acciones importantes, como por ejemplo, sacarle provecho a la visualización del cierre fiscal para tomar decisiones más inteligentes y rentables.

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