Conciliación de tarjetas de crédito: ¿Qué empresas deben hacerlo, por qué es importante y cuáles son los errores comunes?
La conciliación de tarjetas de crédito corporativas es esencial para garantizar la precisión de los registros financieros, controlar los gastos y mantener la transparencia en las operaciones empresariales. Si todavía consideras que tu empresa no tiene que hacerlo, ha llegado el momento de que leas esta entrada de blog porque aquí están las claves de la conciliación que potenciarán tu negocio.
Tabla de contenidos:
- Lo que tienes que saber sobre la importancia de hacer conciliaciones de tarjeta de crédito corporativas
- ¿Cómo saber si tu empresa tiene que conciliar las tarjetas de crédito corporativa?
- Cinco errores comunes a la hora de hacer la conciliación de tarjetas de crédito
- ¿Cómo hacer la conciliación de tarjetas de crédito de manera automatizada?
En otras entradas de este blog ya hemos abordado algunas respuestas acerca de qué es la conciliación de tarjetas de crédito, cómo se trabaja con múltiples formatos y cómo llevar adelante este tipo de conciliaciones.
Sin embargo, algunas empresas consideran que no requieren de este proceso o que pueden realizarlo de forma manual sin inconvenientes, cuando la realidad es que se trata de un procedimiento sensible para el negocio que brinda múltiples beneficios al automatizarlo.
¿Quieren reconocer su verdadera importancia? ¡Sigue leyendo!
Lo que tienes que saber sobre la importancia de hacer conciliaciones de tarjeta de crédito corporativas
La conciliación de tarjetas de crédito corporativas no sólo tiene como objetivo equilibrar las transacciones financieras, sino también garantizar la integridad de los registros, el control de gastos y la detección temprana de problemas.
Adoptar un enfoque proactivo hacia la conciliación contribuye significativamente a una gestión financiera sólida y a un funcionamiento empresarial eficiente. Aún cuando parezca una tarea rutinaria, esta práctica es muy importante para tu negocio y aquí te contamos por qué:
En principio, la conciliación de tarjetas de crédito garantiza que los registros financieros reflejen con precisión las transacciones realizadas con las tarjetas, lo que es esencial para tomar decisiones financieras informadas y cumplir con las obligaciones fiscales.
Además, al conciliar las tarjetas de crédito corporativas, las empresas pueden mantener un control efectivo de los gastos, identificando patrones de gasto, áreas de optimización y posibles fugas de recursos.
La conciliación periódica de las transacciones de tarjetas de crédito ayuda a detectar posibles errores en los cargos, así como actividades fraudulentas. Esto, al mismo tiempo, promueve la transparencia en la gestión financiera de la empresa.
Por último, realizar las conciliaciones de las tarjetas de crédito corporativas, posibilita la optimización de los procesos internos. La automatización y el uso de herramientas tecnológicas, como la plataforma Conciliac EDM, permiten agilizar la conciliación, reducir la carga de trabajo manual y mejorar la eficiencia operativa.
¿Cómo saber si tu empresa tiene que conciliar las tarjetas de crédito corporativa?
Si tu empresa utiliza tarjetas de crédito corporativas en su gestión financiera, entonces tienes que realizar una conciliación de este tipo. Pero además, hemos confeccionado una guía para que identifiques su relevancia.
¿Qué tipo de empresas tienen que hacer la conciliación de las tarjetas de crédito y por qué?
- Las empresas con gastos corporativos: Esto es, las empresas que utilizan tarjetas de crédito corporativas para gastos de empleados, viajes de negocios y compras relacionadas con la empresa.
- Las corporaciones multinacionales: Que tienen operaciones en múltiples ubicaciones geográficas que requieren un seguimiento y control exhaustivo de los gastos de tarjetas de crédito en diferentes regiones.
- Las empresas de servicios: Aquellas que brindan servicios profesionales o consultoría y necesitan controlar los gastos asociados con proyectos y clientes.
- Las empresas con flujos de efectivo significativos: Que manejan grandes volúmenes de transacciones financieras y requieren un control minucioso de sus registros y gastos.
- Las industrias reguladas: Como la banca y la atención médica, donde se debe garantizar la exactitud y la transparencia en los registros financieros.
- Las empresas en crecimiento: A medida que las empresas crecen, el uso de tarjetas de crédito corporativas también puede aumentar, lo que hace que la conciliación sea crucial para mantener la integridad financiera.
Cinco errores comunes a la hora de hacer la conciliación de tarjetas de crédito
Una de las razones por las cuales desde Conciliac promovemos la automatización de las conciliaciones de tarjetas de crédito es porque de esta forma se eliminan los errores humanos involuntarios o posibles fraudes.
Sin embargo, si consideras que eres cuidadoso y quieres seguir haciendo este procedimiento de la manera tradicional, estos son los errores que puedes cometer:
- Doble conteo de transacciones: Contar dos veces la misma transacción es uno de los errores involuntarios más frecuente y que lleva a las discrepancias en los saldos sin escala. Es fácil perder la cuenta de compras pequeñas o repetidas.
- Omisión de transacciones: No registrar todas las transacciones es otro error común. Pequeños gastos pueden pasar desapercibidos y afectar la precisión de la conciliación.
- Fecha errada: Confundir las fechas de las transacciones puede desajustar los saldos y dificultar el seguimiento de los gastos.
- Desconocimiento de cargos y tarifas: Pasar por alto cargos ocultos, tarifas de interés o cuotas anuales puede afectar negativamente los cálculos de conciliación.
- No considerar pagos pendientes: Esto puede llevar a un desajuste en los saldos y generar preocupaciones innecesarias.
Está claro que las personas incurren en estos errores comunes no están considerando una opción fundamental para eludirlos y hacer más simple este proceso eficientizando y permitiendo con ello una toma de decisiones mucho más óptima.
¿Cómo? Por medio de las herramientas tecnológicas que posibilitan la automatización del proceso end-to-end. Conoce cómo lo hace Conciliac EDM, la plataforma multifunción que, además, cuenta con el acompañamiento de American Express como partner.
¿Cómo hacer la conciliación de tarjetas de crédito de manera automatizada?
La plataforma Conciliac EDM lleva a cabo la conciliación de tarjetas de crédito de manera eficiente y precisa, optimizando el proceso para empresas de diversos tamaños. Aquí te explicamos cómo realiza esta tarea esencial:
Conciliac EDM utiliza avanzados algoritmos de machine learning (ML) para automatizar la conciliación de transacciones de tarjetas de crédito. Estos algoritmos son capaces de analizar grandes volúmenes de datos y detectar automáticamente las discrepancias entre los registros internos y los estados de cuenta.
La plataforma extrae datos de múltiples fuentes, incluyendo estados de cuenta bancarios y registros internos de la empresa. Esta información se integra de manera eficiente en el sistema, permitiendo un análisis detallado.
Al mismo tiempo, compara los datos extraídos con los registros internos de la empresa, identificando coincidencias y divergencias. Esto asegura una conciliación precisa y evita errores comunes, identificando errores tales como transacciones duplicadas o registros faltantes. Esto ayuda a mantener la integridad de los datos y evita discrepancias en los saldos.
Una vez completada la conciliación, Conciliac EDM genera reportes detallados que muestran el estado de conciliación, las transacciones coincidentes y cualquier discrepancia encontrada. Estos informes proporcionan una visión clara de la situación financiera.
Adicionalmente, permite el monitoreo constante de las transacciones y estados de cuenta, lo que facilita la detección temprana de problemas y la toma de decisiones informadas. La plataforma garantiza la seguridad de los datos confidenciales ya que al ser On-premises, la información sensible no sale de la propia infraestructura de cada empresa.
En concreto, Conciliac EDM emplea tecnología de vanguardia como machine learning y robotic process automation para llevar a cabo la conciliación de tarjetas de crédito corporativas de manera efectiva, identificando discrepancias y errores para mantener una gestión financiera precisa y confiable.
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