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Las operaciones entre empresas que pertenecen al mismo grupo tienen siempre un reflejo en la contabilidad. Este tipo de operaciones pueden ser préstamos de dinero, cobros o pagos por cuenta de terceros, y pueden darse de manera casual o regularmente durante todo el ejercicio. En cualquier caso, es de vital importancia documentar la gestión de transacciones intercompany a través de una solución de conciliación automática de datos.

Por qué es esencial la gestión de transacciones entre empresas?

La gestión de transacciones entre empresas tiene la misma importancia a nivel administrativo y tributario que la que tienen operaciones con empresas de terceros ya que cuando no se documentan correctamente estas transacciones, se producen desajustes contables que pueden perjudicar al grupo.

En las operaciones intercompany, pueden reflejarse las ventas, cuentas a cobrar o pagos o cobro de intereses. Si una empresa tiene deudas con otras entidades del grupo, éstas deben quedar reflejadas para, entre otras cosas:

• Evitar problemas tributarios, teniendo en cuenta la naturaleza del tipo de operaciones.
• Aumentar la transparencia de la empresa en el momento de presentar las cuentas anuales.
• Ser honestos y claros con los inversores a la hora de documentar las operaciones que se hayan producido dentro del grupo.
• Facilitar la toma de decisiones a nivel corporativo en función de los objetivos empresariales.
• Reducir los riesgos legales ante cualquier operación que pueda perjudicar a los socios e inversores de otra empresa del consorcio.
• Identificar si se están produciendo actividades ilícitas dentro del grupo.

En definitiva, tus datos contables deben ajustarte a la realidad de las transacciones entre empresas realizadas.

Cómo documentar las transacciones de manera productiva?

Los Departamentos Contables tienen muchas veces que comprobar la naturaleza de las transacciones dentro de unas enormes tablas de operaciones.

Localizar, detectar e identificar estas operaciones intercompany no siempre es sencillo. En este sentido, la mejor manera de poder identificar en los extractos bancarios aquellas operaciones que son entre empresas del grupo, sean de compra o de venta, y no entre empresa-proveedor y empresa-cliente externo, es a través de una herramienta que nos facilite la automatización.

Así, no tendremos que localizar, comprobar y validar manualmente todas y cada una de las operaciones, teniendo en cuenta datos contables y extractos bancarios.

A través de una solución RPA, que permita automatizar procesos rutinarios, no necesitaríamos comprobar manualmente en un Excel todas las operaciones intercompany y podríamos ver que exista la máxima transparencia en ellas. Incuso, seríamos capaces de detectar estas operaciones de manera automática y tomar decisiones a corto plazo en caso de que se estuvieran produciendo transacciones de difícil justificación.

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