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De  acuerdo con el sitio IBISworld.com, la industria de las agencias de viajes en los Estados Unidos ha mantenido un crecimiento anual sostenido del 3.3% en los últimos 5 años, generando empleos para más de 238,000 personas, involucrando a más de 62,000 empresas, y con ingresos totales para 2019 por 41 billones de dólares. No cualquier industria puede presumir estas cifras; los viajes siguen siendo un buen negocio. Desde luego, esto no ha sido casualidad: las agencias de viajes han tenido que reinventarse a partir del auge de los sitios hágalo-usted-mismo, tales como expedia.com y priceline.com, donde el consumidor realiza una gran parte del trabajo que hacían las agencias de viajes tradicionales.

Con todo, el contacto humano sigue siendo uno de sus valores más estimados por sus clientes. De acuerdo con los expertos en tecnología para viajes Travelport Locomote,  tener una relación cara a cara con otra persona, a fin de entender las necesidades del viajero y colaborar con él en la planeación y coordinación del viaje todavía no ha podido ser sustituido por tecnología. Como tampoco las relaciones personales que las agencias de viajes establecen con hoteles, aerolíneas, cruceros, y demás servicios involucrados en un viaje. Un agente de viajes proactivo es capaz de llamar una noche antes al gerente general del hotel donde estará su cliente, conseguirle una mejora en el tipo de habitación, y obtener que su cliente se atendido de manera especial y personalizada a su llegada.

DCS plus, otro grupo de expertos en tecnología para viajes, señalan que el reto más importante que enfrentan las agencias de viajes es contar con plataformas informáticas que les permitan la flexibilidad y la agilidad para operar en tiempo real: “debido a que muchos procesos comerciales en la industria de viajes de hoy en día realizan transacciones casi instantáneamente, los potentes motores de reserva, los sistemas ERP de viaje y el software de automatización para procesos repetitivos son impulsores clave para ayudar a las agencias a lograr la velocidad, la transparencia y la visibilidad necesarias para competir otras agencias de viajes”.

Y dados los volúmenes enormes de información que opera la industria, la falta de tecnología se traduce en inversiones millonarias. Un estudio reciente de eNett, especialistas en soluciones de pagos para la industria, muestra que alrededor del 40% de las agencias de viajes todavía liquidan y concilian sus pagos manualmente. Este trabajo, indispensable para la industria, le cuesta a nivel mundial más de 1,500 millones de dólares al año. La conciliación correcta de los datos no sólo es indispensable para contar con información financiera precisa, sino incluso para garantizar el ciclo de vida de las transacciones.

Un problema común para la conciliación de información es contar con múltiples fuentes de datos que deben ser comparados, a fin de identificar las diferencias y poder trabajar investigando las excepciones. Un poderoso motor de transformación y mapeo de datos como el que posee Conciliac permite resolver fácilmente este problema. La recepción de facturas de diferentes proveedores, diferentes formatos en archivos múltiples pueden ser recolectados y comparados con la información de sistemas internos en cuestión de segundos, permitiendo que los datos estén preparados para su análisis. Una vez que los datos están normalizados y listos, Conciliac ofrece un conjunto de herramientas que permiten definir reglas complejas capaces de procesar grandes volúmenes de transacciones en minutos, a fin de tener visibilidad sobre las excepciones. La construcción de reglas del tipo uno a muchos (un registro debe coincidir con la suma de varios registros en otra fuente) se realizan en Conciliac de manera sencilla y con ayudas gráficas poderosas que guían paso a paso al usuario, convirtiéndolo en experto en poco tiempo. Lo mejor de todo, es una aplicación no invasiva, que no requiere tocar otros sistemas internos o externos existentes. Tampoco requiere un equipo de cómputo sofisticado: Conciliac se puede instalar en los equipos de los analistas en la mayoría de los casos, y normalmente en un par de días máximo la solución está implementada y funcionando. Conciliac ha ayudado de manera importante a mejorar los procesos de varias agencias de viajes, tales como comisiones, reservaciones, pagos a proveedores de servicios, etc.

Los retos que tienen por delante la industria de los viajes no son sencillos: es vital que los agentes de viajes sean capaces de generar una experiencia de servicio al cliente impecable. Y para ello deben poder dedicarse de lleno al cliente, y basar la automatización de sus procesos en tecnología eficiente y escalable como Conciliac.

Autor: Conciliac Team

Referencias:

Nick Ostdick, “3 Business Process Challenges for Travel Agents”, 2016, dcs plus
http://www.dcsplus.net/about-us/who-we-are

Ross Fastuca, “The Travel Agency Industry: Past, Present and Future”, Travelport Locomote
https://blog.locomote.com/the-travel-agency-industry-past-present-and-future

“The True Cost of Payments”, 2016, eNett, redefining payments
https://www.enett.com/media/1892/cost-of-payments.pdf

“Travel Agencies Industry in the US – Market Research Report”, Julio 2019, IBISworld
https://www.ibisworld.com/united-states/market-research-reports/travel-agencies-industry/