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Tabla de contenidos:

• ¿Qué es la transformación de los datos?
• ¿Por qué es necesario el proceso de extracción de datos?
• ¿Cómo se lleva a cabo la transformación de los datos en la plataforma Conciliac EDM?
• ¿En qué consiste la transformación de los datos?
• Recomendaciones para las compañías data driven.

 

En la actualidad, las organizaciones que se lo proponen tienen a disposición cada vez más información sobre sus clientes y sus operaciones. El tratamiento adecuado de este cúmulo de datos que va en ascenso posibilita la toma de decisiones acertadas.

Pero las organizaciones no cuentan con fuentes de datos que estén listas para ser gestionadas de la forma adecuada. En ocasiones, se tratan de fuentes que presentan la información de forma desprolija, despareja, en diferentes formatos o con variaciones de un período a otro, dificultando su procesamiento.

Hasta hace pocos años, la única solución ante esta diligencia era realizar una carga y una depuración de los datos de forma manual, a riesgo de que así también se puedan cometer errores.

Hoy, y con la proliferación de datos y de herramientas de gestión, es cada vez más necesario tener una solución integral que permita convertir y unificar formatos para poder automatizar los procesos de la forma adecuada.

Esta gestión es la que denominamos “transformación”. ¿De qué se trata tal transformación? ¿Para qué sirve? ¿Cómo y con qué herramientas se lleva a cabo?

Sigue leyendo para obtener estas respuestas.

¿Qué es la transformación de los datos?

Si nos remontamos a la conceptualización literal de esta expresión, la transformación de los datos refiere a la obtención de los mismos y el tratamiento por el cual pasan de un formato a otro.

Pero lo cierto es que esa obtención de los datos no es una acción contemporánea, sino que las organizaciones llevan a cabo esto desde hace mucho tiempo atrás, el asunto es que lo hacían de manera manual, utilizando planillas de cálculo y cotejando dato por dato, asumiendo riesgos y pérdidas por errores.

En la actualidad, y con el uso de tecnologías exponenciales integradas, estos inconvenientes ya se pueden dirimir rápida y eficazmente. Por ejemplo, las empresas que utilizan la plataforma Conciliac EDM para gestionar sus datos, hacen uso del módulo Data Transformation para extraer datos de distintos archivos o fuentes, y automatizar este proceso.

¿Por qué es necesario el proceso de conversión de datos?

Porque muchas veces las compañías reciben información en diversos formatos que para procesarlos adecuadamente necesitan ser homogenizados.

Por ejemplo: Las agencias de viajes reciben información en formato PDF con la cantidad de tickets aéreos utilizados por sus clientes en un determinado período.

Sin embargo, es necesario extraer los datos que contiene el PDF para ser procesados en una conciliación automática contra los datos del back office.

Si estos procesos no son ejecutados de forma adecuada con una herramienta de extracción y transformación de datos pueden llevar mucho tiempo y conlleva errores humanos involuntarios. En cambio, ¿qué pasaría si una plataforma lo hiciera sola en base a una indicación primaria?

Para responder esta pregunta vamos a explorar el proceso que se lleva a cabo en el módulo Data Transformation de Conciliac EDM.

¿Cómo se lleva a cabo la transformación de los datos en la plataforma Conciliac EDM?

El módulo Data Transformation al que hacemos referencia en el apartado anterior, permite la creación sencilla y práctica de plantillas de extracción de datos a partir de archivos en formatos como PDF, TXT, XLS o CSV.

Concretamente, implica el uso de lógica de extracción de datos automática e inteligente. La transformación y automatización se pueden aplicar a los diversos formatos mencionados.

Los usuarios tienen la capacidad y autonomía para transformar un número infinito de archivos o datos, sin limitaciones en la cantidad de datos que pueden procesar. Lo que es aún más destacable es que no es necesario tener conocimientos de programación o técnicos para crear las lógicas de extracción de datos para cada uno de los escenarios.

¿En qué consiste la transformación de los datos?

El procedimiento de este módulo es muy simple. Una vez que se ha seleccionado el tipo de documento y se ha cargado el archivo, es posible definir fácilmente los puntos de inicio y fin del documento, lo que permite eliminar información superflua como encabezados o títulos.

Por ejemplo, ante una conciliación bancaria, los bancos presentan extractos que por default tienen un encabezado con información que no es necesaria para este procedimiento, y recién debajo del mismo figura la tabla con parte de los datos que luego se van a conciliar.

La compañía deberá crear una lógica de extracción, donde desestime los encabezados y haga un corte de los datos que sí debe considerar. Estos son leídos y procesados sin tocar o modificar nada del archivo de origen.

De acuerdo a este ejemplo, queda claro que es posible, además, especificar qué parámetros son relevantes para la extracción, como montos, fechas, descripciones y más, gracias a que la plataforma puede leer por coordenadas. Esto permite la creación de una plantilla con criterios específicos que automatizará la extracción de información en futuros archivos de este formato.

Toda esta información se transferirá a una estructura tabular que también se puede seguir automatizando. Esto incluye la capacidad de eliminar filas, agregar encabezados útiles, reemplazar texto o eliminar elementos innecesarios.

Una vez implementada una lógica de extracción, el usuario puede aplicarla a la cantidad de archivos que requiera. Como resultado, obtiene datos crudos que puede utilizar para cualquier proceso o automatización como conciliación, data entry, integración de los datos con otros sistemas, entre otros.

Otro ejemplo que puede graficar la utilidad de este módulo se puede apreciar con el uso que le da la industria automotriz. Los retailers de esta industria tienen que cargar los datos provenientes de las importaciones o exportaciones marítimas que hacen de los productos a la venta. Todo esto genera una gran cantidad de papeleo que por lo general lo suben al sistema de gestión de manera manual.

Recomendaciones para las compañías data driven

Implementar herramientas exponenciales como las que brinda Conciliac EDM para la gestión integral de los datos es un paso muy importante para las compañías que entienden y valoran los recursos destinados para su procesamiento, pero sobre todo más, que visualizan todas las oportunidades que obtendrán con esta mentalidad data driven.

Por tal motivo, una de las recomendaciones que brindamos desde la plataforma a nuestros usuarios, para llevar adelante de manera proactiva, es aquella buena práctica que fomenta la creatividad en la utilización de nuestras tecnologías.

Las herramientas tecnológicas son un gran plus, pero no reemplazan a la mente humana a la hora de diseñar estrategias acordes al crecimiento del negocio. Se puede decir, entonces, que la inteligencia humana y la artificial pueden generar una sinergia extraordinaria y poderosa.

En tanto el ser humano aporte esas lógicas para procesar los datos, en este caso desde un módulo como Data Transformation, la plataforma tomará estas lógicas de extracción, aprenderá de estas prácticas y automatizará su funcionamiento, permitiendo que las compañías puedan usar ese tiempo para acciones más rentables que la carga de datos.

Ahora las compañías cuentan con soluciones integrales con las cuales pueden escalar sus negocios en la medida que aquellas acciones rutinarias que eran proclives de errores se dirimen ante un mindset data driven.

Lo mejor de esto es que cada avance sobre las soluciones de la plataforma abre las puertas a nuevas opciones por descubrir y de gran impacto en los negocios. Si estás dispuesto a dar este paso pero aún tienes dudas, tienes que saber que más de 200 empresas alrededor del mundo ya eligieron nuestra plataforma para gestionar los datos en los que basan sus decisiones.

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