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El mundo del “paperless” en empresas y otras organizaciones llega a su fin. Ya no se trata de reducir el uso del papel, sino de un cambio total de concepto: el de los documentos 100% digitales. 

Por ejemplo, las facturas, cheques y contratos, entre otros tantos instrumentos comerciales, no sólo se realizan masivamente en forma virtual, sino que en  muchos países, hay normas que obligan a usarlas. 

Y no sólo en el área comercial. La pandemia, por ejemplo, obligó a los médicos a ofrecer recetas, resultados de estudios y prescripciones médicas totalmente digitales. O a los docentes realizar evaluaciones y calificar de forma virtual a través de opciones interactivas con documentos 100% digitales. 

Esto implica que hay un ecosistema de documentos que nacieron totalmente digitales y que nunca se imprimieron y nunca serán impresos. 

Desde ya que la eliminación del papel implica una importante contribución medioambiental, ahorro de espacio y fuerte reducción de costos, pero también, según Edicom, es “un factor de competitividad, eficiencia y productividad”, y por ello “más que una opción, una necesidad”.  

Beneficios de la digitalización 

El sitio Techtarget enumera los beneficios de tener una oficina sin papel. 

• Permite el trabajo en red, con la mejora en la colaboración entre las personas, incluso las que se encuentran a distancia 
• Permite eliminar accesos no autorizados a la información 

• Se reducen los errores debido a la automatización de los procesos o por escrituras ilegibles  
• Permite almacenar datos discretos con los cuales realizar análisis de datos 
• Mejora el acceso a archivos a partir de sistemas de búsqueda digitales 
• Mejora la productividad del personal 
• Posibilita la extracción de datos y el enrutamiento inteligente basado en contenidos. 

Una de los principales desafíos que debió sortear la transformación digital fue la de la implementación del intercambio electrónico de datos que cumpliera los protocolos de seguridad. El sistema EDI (electronic data interchange) es el que lo posibilita. 

Edifact, por ejemplo, es un estándar avalado por la ONU para el intercambio de documentos comerciales en el ámbito mundial. 

El sistema se basa en el uso de un lenguaje común donde diferentes sistemas de información pueden interactuar e integrarse en sistemas de gestión internos o ERP de empresas. 

Los sistemas EDI automatizan la generación, envío o registro de cualquier transacción electrónica, como pedidos, facturas, inventarios, catálogos, listas de precio. 

Los gobiernos de diferentes lugares del mundo utilizan este tipo de sistemas y obligan a las empresas a utilizarlas para mejorar el control fiscal y optimizar las cuentas públicas.  

El mercado de gestión de documentos, según datos de Report Ocean tomados por el sitio This is ardee, fue de más de u$d 5000 millones en 2020, con una expectativa de crecimiento del 12% anual hasta 2027. 

La implementación de sistemas de gestión de documentos (DMS) viene creciendo impulsada ​​por la necesidad cada vez mayor de eficiencia en el trabajo, la adopción de soluciones 100% digitales, la necesidad de mejores archivos y por las imposiciones del mercado y de los Estados.  

Aprendizaje automático 

El mundo de los documentos digitales, sin embargo, puede llegar a ser complejo si no se cuenta con sistemas de archivo y procesamiento confiables. 

El Machine Learning puede ser fundamental para que el proceso de digitalización de datos no se torne una tarea por demás engorrosa.  

Desde Techtarget marcan que el uso de bots de aprendizaje automático y la digitalización impulsada por IA significa que las empresas pueden hacer más que simplemente escanear y almacenar archivos. Pueden crear datos digitales altamente estructurados que pueden alimentar algoritmos de aprendizaje automático que mejoran o informan los procesos comerciales. 

Además, señalan, que la Inteligencia Artificial también puede ayudar a los procesos de digitalización de los archivos. Y ofrecen el ejemplo de la empresa Ripcord Inc., dedicada a este trabajo en California, que a partir de bots de aprendizaje automático escanean registros, extraen datos y envían todo al sistema antes de reciclar los registros en papel.  

A pesar de que la digitalización genera una gran ventaja, todavía hay algunas problemáticas a enfrentar. Entre ellas, la que se ocasiona a partir de la gestión de grandes volúmenes de archivos digitales, y de una gran diversidad de estructuras y formatos. 

Esta nueva realidad, cuenta ya con herramientas como Conciliac EDM que automatiza la extracción de datos de archivos en PDF, TXT, CSV y XLS entre otros. 

Si quieres verlo en acción contáctanos a info@conciliac.com