Según un estudio de Everis, en 2021, el 70% de las empresas en Latam invierten en la automatización de procesos y el 80% percibe que es clave en el futuro de sus negocios.
A pesar de que la eficiencia es un factor central que las empresas evalúan a la hora de invertir en estas tecnologías, hay otro elemento igualmente de importante: la reducción de errores de planificación y operativos.
Sucede que si la automatización se ejecuta de manera deficiente, puede tener un impacto negativo en el uso de datos, los procesos y hasta en el ánimo de los empleados y en la satisfacción del cliente.
Diversos informes de referentes tecnológicos acuerdan en que entre un 30% y un 50% de los proyectos de automatización pueden presentar fallas en su implementación temprana a causa de la falta de comprensión y organización. Además, según datos de IDC, publicados por Forbes, el 54% de las fallas en proyectos tecnológicos se producen por una gestión inadecuada, mientras que los problemas técnicos representan tan sólo el 3%.
Un reciente informe de Gartner sobre esta temática, señala que el 40% de las organizaciones tienen cuatro o más iniciativas de hiperautomatización simultáneas en marcha, y algunas organizaciones ejecutan hasta 15 proyectos al mismo tiempo y que el fracaso generalmente se deriva de tres tipos de errores: en el enfoque, en la implementación y en el impacto.
La misma publicación da cuenta de los diez errores más comunes a la hora de automatizar y muestra cual es el camino para evitarlos, o al menos, reducirlos al mínimo. Aquí recuperamos algunos de los más destacados del informe.
Los errores más comunes
- Enamorarse de una sola tecnología: No todo es automatización y no se puede aplicar a todo una única perspectiva tecnológica. Lo importante es el resultado comercial y las herramientas deben alinearse a los objetivos.
El informe recomienda crear una caja de herramientas de tecnologías que proporcionen un conjunto más completo de capacidades para alinearse con una gama flexible de resultados comerciales y enfoques de rediseño.
- Confiar en que la automatización solucionará todos los problemas: Puede ser la mejor opción a largo plazo para procesos comerciales y de TI, pero no solucionará problemas de procesos mal diseñados. La automatización no compensa fallas en los sistemas, por el contrario funciona para potenciar y acelerar procesos ya validados.
- No involucrar a todas las partes interesadas: La automatización siempre tiene un amplio impacto en la empresa y se debe involucrar a todas las partes interesadas para la toma de decisiones.
Se recomienda asignar la responsabilidad de la gestión de las distintas partes del proyecto a un miembro específico de cada equipo clave.
- Invertir esfuerzos en procesos demasiado complejos o excepcionales: Esto sucede con frecuencia, cuando los procesos no están bien documentados, si el flujo de trabajo no es consistente o si hay demasiadas variantes en el proceso. Si este es el caso, la recomendación es focalizarse primero en los procesos más estandarizables y que generen la mayor carga de trabajo para los equipos.
- Tratar la automatización como una simple replicación de tareas: Si se usa una herramienta tecnológica sólo para copiar exactamente lo que se está haciendo manualmente se pierde el beneficio fundamental de mejorar el proceso de punta a punta para crear una mejor experiencia para el cliente y el colaborador.
Se recomienda rediseñar el proceso desde cero, pensando en las posibilidades de la herramienta y usar sólo el proceso manual como referencia.
- Ignorar el impacto entre los empleados y en la cultura de la empresa: Muchas veces se suplantan o más usualmente se resignifican roles. Es importante considerar el impacto que la automatización tiene en cada equipo.
Se recomienda anticipar y comunicar de forma clara como serán los cambios y que rol ocupara cada uno como miembro clave en todo el proceso.
Como podemos ayudar
En los últimos diez años desde Conciliac colaboramos en la automatización de procesos de gestión de datos en empresas de todos los segmentos e industrias. Como consecuencia de la creciente digitalización de los años de pandemia, los volúmenes de datos crecieron exponencialmente y con ellos la necesidad de automatizar los procesos de integración, transformación, consolidación y validación de datos que el negocio requiere. La plataforma Conciliac EDM es una herramienta clave y central a considerar para la optimización de estos procesos. Si quieres saber más, escríbenos a info@conciliac.com o déjanos tus datos para coordinar una demo.