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Cuando tu empresa va a recibir auditorías, es imprescindible que antes hayas llevado un control exhaustivo de la gestión. La conciliación contable te permitirá elaborar el Documento de Conciliación Contable. Tu saldo contable debe ajustarse realmente a tu cuenta bancaria y evitar así perder el control sobre tu flujo de efectivo.

Hay dos maneras de enfrentarse a este proceso en tu departamento de Contabilidad: podés hacerlo de forma manual, o realizarlo de forma rápida gracias a la automatización contable o RPA. Te explicaremos las dos maneras y sabrás al final de este artículo cuál es la mejor, sin lugar a dudas.

Conciliación contable manual ¿Cómo se realiza?

La forma más habitual de hacer una conciliación bancaria es la manual, utilizando herramientas como Excel.

● Necesitás descargar los extractos bancarios de todas tus cuentas. En el caso de una empresa que tenga varias cuentas, debe asegurarse que disponga de los extractos de todas ellas.

● Debés tener en cuenta también el dinero efectivo. Si tenés establecimientos físicos y solés recibir pagos en moneda o en cheques, es muy importante que no se te olvide.

● Lo correcto es hacer la conciliación de manera periódica. Cuanto mayor sea el volumen de facturas, más rápido deberías hacerlo para evitar que el trabajo se acumule.

● Deberías tener también cerca el documento de conciliación bancaria del período anterior, ya que ese será el saldo a partir del que contabilizaremos los nuevos cobros y pagos.

● El siguiente paso es comparar tus libros de contabilidad con el saldo bancario que tenés.

● Debés añadir los depósitos y cheques que están en tránsito. Es decir, que no llegaron todavía al banco, pero que ya te consta que el cliente realizó la transferencia, o que ya depositaste el cheque al proveedor.

● Comprobar todos los descuadres: asientos contables registrados dos veces, facturas que no están en tus libros, cheques que no se hayan cobrado…

● Agregar a tus libros de contabilidad los saldos que no estaban incluidos, como ingresos por intereses o cargos por servicios bancarios que hayas solicitado.

Con esto habrás hecho el ajuste de saldos, por lo que tus datos ya deberían cuadrar.

Esta tarea enorme puede llevar varios días de trabajo para tu Departamento Contable. Cuantos más movimientos bancarios y más datos contables, mayor es el trabajo. Y también los errores, porque los humanos nos equivocamos, y a veces ponemos un punto o una coma donde no corresponde.

La mayoría de empresas siguen este modelo, pero no son conscientes de que están haciendo trabajar a sus empleados en tareas improductivas, que no generan beneficios, sino todo lo contrario. Al año, es un costo de oportunidad en cientos o miles de dólares, según el tamaño de tu empresa.

Conciliación contable automática: una alternativa con RPA

Ahora, imaginate que todo este proceso que te lleva días de trabajo, y que tenés que hacer repetidamente todos los meses, pudieras hacerlo en cuestión de minutos.

Esto es posible gracias a un RPA (Robotic Process Automation), que son las siglas de la automatización robótica de procesos. Una solución que te permitirá hacer todo este proceso de forma automatizada.

No tenés que poner a una persona a hacer todo este trabajo. El RPA de Conciliac lo hace por vos. ¿Qué ganás?

● Tus empleados podrán dedicarse a tareas productivas y no perderse en cálculos matemáticos.

● Dejarás de cometer errores en las liquidaciones de impuestos por el cálculo manual y por lo tanto, tus cuentas serán más transparentes.

● Reducirás el riesgo de sufrir multas o sanciones por inspecciones y auditorías. En otras palabras: te ahorrarás dinero y disgustos.

● Podrás tomar mejores decisiones al poder saber con claridad tus saldos reales y llevar la contabilidad al día.

● Tu gestión de la tesorería mejorará, al poder detectar automáticamente los pagos y cobros que no se realizaron.

● Además, tus conciliaciones se harán de manera más frecuente, así que podrás evitar que los desajustes se alarguen en el tiempo, lo que te ayudará a optimizar la toma de decisiones.

Si querés que tu PYME pueda conseguir todos estos beneficios, la solución está aca. Mantener el problema hará que todo sea mucho más complicado y que tarde o temprano tengas que lamentarlo. Solicitá ahora nuestro asesoramiento y resolvé un problema en el que quizás llevás años metido…