Hay dos momentos en la vida de una organización que ponen a prueba todas las habilidades de los directivos: cuando la organización crece, y cuando debemos reducir los gastos. Ambos representan una crisis, tal y como la define la RAE: “Cambio profundo y de consecuencias importantes en un proceso o una situación” y, como en toda crisis, es mejor estar preparados para enfrentarlas antes de que sucedan. Me gustaría enfocarme en este artículo sobre el primer caso, y en particular en los retos que representan para las áreas de finanzas, aunque las reflexiones son válidas para cualquier área de la empresa.

El crecimiento de una organización ya sea por el desempeño exitoso del negocio, por una fusión o la adquisición de otra empresa o negocio, trae consigo el incremento del volumen de operaciones que deben ser procesadas y controladas. Pensemos por ejemplo en una tarea común del área de finanzas: validar que los registros en el ERP coincidan con los pagos registrados en los estados de cuenta de los bancos. Esta tarea normalmente es resuelta por una o más personas que toman los archivos de los sistemas correspondientes y, en el mejor de los casos, desarrollan complejas hojas de cálculo para conciliar unos registros con otros. El problema al crecer es que la capacidad natural de las personas está limitada por las herramientas y el tiempo disponible: por más rápido que quiera trabajar este equipo, en condiciones de crecimiento llega un momento en que se ven rebasados por el volumen. El equipo sufre estrés, empiezan los largos días en los que por más temprano que inicien y más tarde se vayan a casa no pueden terminar, los errores comienzan a ser frecuentes, las entregas se retrasan hasta empalmarse con el siguiente ciclo, y todos los procesos dependientes de esta tarea sufren también el retraso. Ya no hablemos de analizar los resultados: apenas y da tiempo de entregar.

Agregar más personas al equipo normalmente no funciona, ya sea por la curva de aprendizaje que implica el proceso, porque no hay tiempo para contratarlos, y porque normalmente alguien deberá supervisar y concentrar los resultados, así que la ganancia neta de más personas poco aporta al proceso global. Solicitar al área de sistemas alguna solución para automatizar el proceso es tomar un turno y esperar a que ellos también resuelvan sus propios problemas y dispongan de recursos para asignarlos al proyecto (que, por cierto, debe competir por ser aprobado frente a otras diez crisis internas).

¿Qué puede hacer un Directivo de Finanzas para prever o enfrentar este problema?

Conciliac puede ayudar a las organizaciones a prevenir y enfrentar esta crisis: se trata de una herramienta de RPA intuitiva y muy gráfica que permite construir reglas poderosas para buscar y encontrar las coincidencias entre registros de diferentes fuentes. Se construyen una vez las reglas, y en adelante la herramienta buscará los archivos del nuevo periodo y volverá a aplicar las reglas definidas. Una conciliación del tipo uno a muchos (un registro debe coincidir con la suma de varios registros en otra fuente) se convierte en un par de clics para Conciliac. Lo mejor de todo, es una aplicación no invasiva, que no requiere ni tocar otros sistemas ni equipo de cómputo sofisticado (puede correr en los equipos de los analistas en la mayoría de los casos), se descarga en un equipo local y normalmente en un par de días máximo está implementada y funcionando. Miles de registros pueden ser conciliados en minutos, millones en horas. Para el área de sistemas representa un proyecto rápido de adquisición de una solución que no requiere hardware especializado, no hay información que viaje o se ponga en riesgo su confidencialidad (la aplicación vive dentro de la organización), no hay necesidad de desarrollos en otras aplicaciones, y la tecnología de Conciliac no representa riesgo alguno al ecosistema. No hay dependencia del proveedor, porque una vez que los analistas se familiarizan con las funciones ellos mismos desarrollan y supervisan sus reglas, tal y como lo harían en forma manual con Excel. Una vez que han resuelto el problema de la conciliación, los analistas pueden dedicarse justamente al análisis de los resultados, y proporcionar inteligencia al negocio. Y lo mejor, el costo es tan razonable que es la inversión es naturalmente justificable al interior de la organización.

Si bien este escenario puede variar de acuerdo con las condiciones específicas de cada organización: sus volúmenes de información, las fuentes de información con que cuente y la calidad de dicha información, en todos los casos es posible construir una solución adecuada.

Créanme, la vida cambia en las áreas de finanzas cuando se implementa una solución como Conciliac. Una demostración es suficiente para convencerse y tomar acción, antes de que la crisis llegue.

Autor: Conciliac team.

Referencia:

“Crisis”, Diccionario de la Real Academia Española, https://dle.rae.es/?id=BHwUydm