Tres secretos para obtener el mayor impacto en una implementación de RPA
La tecnología RPA (Robotic Process Automation) se encuentra en una posición privilegiada. Gracias a la madurez que ha alcanzado y a su naturaleza no invasiva, se ha convertido en la herramienta preferida para automatizar tareas repetitivas dentro de una gran variedad de industrias. La facilidad para identificar el Retorno de la Inversión (ROI) y los beneficios evidentes han permitido que cada vez más empresas decidan invertir en proyectos relacionados con RPA.
De acuerdo con la consultoría Forrester Research, la automatización de tareas es un mercado que en 2019 representó un valor de $ 5.8 mil millones de USD en servicios, y se espera que este valor crezca a los $ 12 mil millones para 2023. Para llevar a cabo esta inversión, las organizaciones han usado los servicios de consultorías expertas que les permitan adoptar y evolucionar sus automatizaciones, de manera que la inversión en el software se transforme en beneficios tangibles. Y lo interesante es que estas compañías poco a poco se han convertido en compañías globales, seguramente por la facilidad con que las soluciones RPA se incorporan a los procesos, permitiendo que los negocios más variados busquen implementarlo. A manera de ejemplo, Conciliac tiene historias de éxito a lo largo de toda América Latina, Estados Unidos, Canadá, Europa, Sudáfrica e India, solo por mencionar algunos.
Desde luego, en el camino se han encontrado fórmulas y métodos que no solo facilitan la implementación, sino que coadyuvan en un mejor y mayor impacto del RPA en la organización. Craig Le Clair, vicepresidente y Analista Principal para Forrester, nos comparte tres estrategias a partir de su experiencia en proyectos RPA:
- La regla de 5.
Le Clair estableció esta regla hace un par de años, buscando un diferenciador claro entre lo que puede resolverse a través de RPA frente a otras soluciones como la Gestión de Procesos de Negocios (Business Process Management), los motores de Reglas de Negocios (Business Rules Engine) o la Gestión de Casos (Case Management). Le Clair buscaba resumir de manera simple y clara qué tipo de procesos son idóneos para ser automatizados mediante RPA, y llegó así a la regla de 5. Para tener éxito en una implementación de RPA, el proceso que se pretende automatizar debe:
- Hacer menos de 5 decisiones
- Tener acceso a menos de 5 aplicaciones
- Consistir en menos de 500 clics.
Le Clair nos explica que, al menos en sus etapas iniciales, es conveniente mantener la cantidad de decisiones en un número pequeño, así como el número de aplicaciones que necesita tener acceso. De este modo, será más sencillo estabilizar el funcionamiento del robot, y gestionar los cambios en la automatización. Por otro lado, al limitar la tarea a 500 clics, estamos buscando tareas de duración corta, pero con un volumen razonable, que puedan ser monitoreadas por los analistas. Un escenario típico para una tarea de 500 clics, 5 decisiones, 5 aplicaciones sería: un analista contable dedicado a cuentas por cobrar, que hace una conciliación de cuentas por cobrar que le toma 18 minutos cada una. El poder de esta automatización consiste en que es una tarea que se hace 1,100 veces al mes. Y no solo por un individuo, sino por 30 más. Entonces hace sentido construir un robot para esta tarea, y será una automatización rápida, sencilla y fácil de monitorear.
- Iniciar en áreas de alto impacto.
Pero ¿en dónde encontramos más tareas que cumplan con esta regla de los 5? En las áreas de finanzas y contabilidad. Le Clair señala que las tareas de mayor impacto en la implementación de RPA son: tareas de cierre consolidación y reportes, tales como Reconciliaciones, Consolidaciones, Cierres mensuales y trimestrales, y consolidación del libro mayor contable (General Ledger), así como los procesos de liquidación de adquisiciones.
En el área de tareas impacto medio al automatizarse mediante RPA, se encuentran: Planeación de impuestos, Reportes de desempeño, por entidad, facturas, y órdenes de compra.
Finalmente, entre las tareas de bajo impacto se encuentran la generación de reportes de ganancias, regulatorios, impuestos en general y los procesos de cobranza.
Los estudios de Forrester han encontrado que las organizaciones han concentrado sus esfuerzos de automatización en un 35% en el negocio (finanzas, operaciones y ventas), mientras que la automatización de tareas en Tecnologías de la Información (TI) representa otro 35%, lo que muestra que las empresas han mantenido una visión equilibrada en cuanto a dónde poner los esfuerzos y obtener el mayor valor de RPA.
- Mantener un flujo constante de proyectos y resultados.
Finalmente, Le Clair señala que los últimos estudios de Forrester encontraron que la mitad de sus encuestados reportaron apenas 10 robots en producción. ¿Cómo aprovechar esta nueva fuerza de trabajo digital robótica de la mejor manera? Le Clair sugiere organizar la empresa de tal forma que mantenga un flujo constante de proyecto de automatización y mejora que se conecten unos con otros a manera de una “tubería” (pipeline), de modo que el equipo interno pueda evaluar constantemente los resultados y las nuevas ideas y los nuevos proyectos de automatización. Esto es crítico para alcanzar escalabilidad en la automatización.
Autor: Conciliac team.
Referencias:
Craig Le Clair: “Survey Report by Forrester: Evolution of The Enterprise Workforce in The Age of Automation”, December 2019, Institute for Robotic Process Automation & Artificial Intelligence
https://irpaai.com/survey-report-by-forrester-evolution-of-the-enterprise-workforce-in-the-age-of-automation/