Ser emprendedor no es una tarea sencilla, en ningún aspecto de la vida. Quienes llevan adelante un negocio tienen que estar pendientes en cientos de asuntos, estar en contacto con muchísimas personas, informarse sobre temas muy diversos y cuidar las finanzas de su firma.

Sobre este último punto, una de las buenas prácticas que cualquier emprendedor debería adoptar es la conciliación bancaria. Se trata de un ejercicio que permite conocer el estado de las finanzas, detectar errores en la contabilidad y validar la fiabilidad de los registros de las operaciones que se llevan a cabo.

Es decir, una conciliación bancaria bien hecha ayudará a cualquier empresa a tener información relevante y una imagen fiel de su negocio para tomar mejores decisiones y gestionar los recursos de la forma más adecuada.

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es un procedimiento que, si bien no es obligatorio, es recomendable para todo tipo de empresa, más allá del tamaño o tipo de industria. Consiste en comparar los registros de las operaciones de la cuenta bancaria que se encuentran en los libros contables con los movimientos registrados por las entidades bancarias en los extractos bancarios que éstos emiten, para proceder a hacer las correcciones.

Es un proceso necesario puesto que es bastante habitual que el saldo de las cuentas bancarias y el de los estados de cuenta no coincidan con lo asentado en los libros. Esto se debe a que, por ejemplo, lo que registra una empresa puede ser contabilizado días después en el banco.

Por este motivo es importante señalar que las conciliaciones bancarias no tienen como objetivo hacer coincidir los saldos de bancos registrados por la empresa con los extractos de esas cuentas. Su finalidad, por el contrario, es determinar qué es lo que ha generado esa diferencia.

A pesar de su utilidad, la conciliación bancaria puede convertirse en un proceso largo y molesto, por lo que algunas empresas lo dejan de lado o lo hacen con muy poca frecuencia. Es esencial no dejar pasar mucho tiempo entre una conciliación y otra, puesto que, cuanto más tiempo transcurra, más difícil será cuadrar las cuentas, comprobar facturas o contactar proveedores o clientes si hiciera falta.

Si necesitas comprobar que la información contable de tu empresa sea veraz y coincida con los saldos de tu cuenta, existen herramientas con las que puede hacerse una conciliación de forma rápida y sencilla.

Documento de conciliación bancaria en Excel

¿Cómo empezar una conciliación? En primer lugar, es necesario tener tres elementos: los libros de contabilidad al día, el extracto bancario y el documento de conciliación. Este último puede desarrollarse en una hoja de cálculo, sobre todo cuando la empresa está dando sus primeros pasos.

El diseño de la hoja de cálculo para cargar la conciliación es muy sencillo. Solo debe contemplar la fecha, el concepto o transacción realizada y los montos registrados tanto en el libro de contabilidad como en el estado de cuenta bancario. Luego, se comparan todas las operaciones para ver si coinciden.

Si bien esta es una forma simple de resolver el proceso, el uso de hojas de cálculo presenta un problema grande y es su escalabilidad. Si tu negocio empieza a tener  demasiados movimientos esta opción puede consumirte muchas horas, con el riesgo adicional de cometer errores. En ese caso, es necesario adoptar una herramienta que te ayude a automatizar la conciliación.

Automatizar la conciliación bancaria

Un software que realice conciliaciones bancarias de manera automatizada reduce el riesgo de cometer errores humanos y facilita su detección o solución en caso de que persistan. Por ello, también permite ahorrar tiempo y esfuerzos, e incluso realizar conciliaciones con mayor frecuencia.

Es que, en los negocios, el tiempo es dinero, especialmente cuando se trata de procesos que debemos realizar todos los meses. De hecho, una de las formas para lograr una empresa más eficiente es a través de tecnologías que simplifiquen la gestión de tareas que pueden ser automatizadas.

Al disminuir la complejidad y el tiempo destinado a las tareas repetitivas, entonces, los empleados podrán destinar su tiempo a aportarle mayor valor a la empresa, lo que redundará en una mayor ganancia.

Si tu volumen de datos hace inviable una gestión de este tipo o si necesitas mejorar y automatizar algunos de estos procesos, una solución tecnológica como la de Conciliac puede ser de gran ayuda. Con Conciliac EDM es posible automatizar los procesos de conciliación, no solo contable o bancaria, sino también de inventarios, de nóminas o cualquier tipo de proceso que requiera conciliar volúmenes de datos. El resultado es un incremento de la productividad, un considerable ahorro de costos, evitar errores humanos y destinar el tiempo de tu equipo a tareas que agregan valor.

Si quieres saber más, no dudes en entrar en contacto con nosotros.