Los relojes suizos han sido apreciados desde hace cinco siglos fundamentalmente por dos razones: su enorme precisión, y su belleza. Estas dos características involucran por una parte tecnología que se renueva y mejora de manera permanente, y por otra una atención al detalle y cuidado a la satisfacción del cliente. La tecnología de los relojes suizos no siempre se creó en Suiza, pero tuvieron la apertura para asimilar y evolucionar tomando las mejores maquinarias de otros países y perfeccionarlas. Hoy en día es posible encontrar relojes suizos de formas muy clásicas, pero también en formatos modernos, unisex, con materiales del gusto actual como son el acero, el caucho y la silicona.

Ahora, imaginemos por un momento esa pasión y devoción a los relojes suizos llevada a los procesos de las organizaciones. Imaginemos procesos basados en tecnología actual, funcionando con gran precisión y sincronía con el resto de la organización, sin intervención humana, sin errores, sin distracciones, y atendiendo con detalle a las necesidades y satisfacción del cliente. ¿Suena bien?

La buena noticia es que esto es posible. Las tecnologías emergentes como el RPA hace posible automatizar procesos sin necesidad de cambiar los sistemas heredados (legacy) o centrales, sin modificar el ERP, sin proyectos costosos en tiempo y dinero. Empresas de sectores tan distantes como bancos, Logística y transportación, hotelería, seguros, comercio minorista (Retail) y comunicaciones han incorporado la tecnología RPA  para automatizar con bastante éxito sus procesos, tal y como lo reporta CiGen, especialistas en RPA para Australia y la región de Asia – Pacífico.

En 2018,  ACCA (Association of Chartered Certified Accountants), junto con CA ANZ (Chartered Accountants Australia and New Zealand) y KPMG (la firma de consultoría mundial) realizaron una encuesta a 2,700 empresas a nivel mundial, en particular sobre su experiencia en la implementación de RPA. La encuesta incluyó empresas del sector comercio, industria, servicios profesionales, servicios financieros, sector público, organizaciones sin fines de lucro y empresas de outsorcing. El estudio señala que las organizaciones encuestadas están dejando los modelos de “mano de obra de bajo costo” y el offshore, y están reemplazándolos por modelos de automatización basados en RPA.

La metodología que han seguido estas organizaciones es identificar procesos ineficientes para primero depurarlos, simplificarlos y solo entonces automatizarlos. Muchas veces, los procesos están tan enredados y son tan manuales, que los dueños del proceso pueden ejecutarlos, pero difícilmente administrarlos (en términos de priorizarlos, optimizarlos y medirlos). Tras una automatización, los dueños del proceso a menudo recuperan la capacidad de administrarlos.

Estos son los beneficios más importantes de la introducción de procesos automatizados a través de RPA que reporta el estudio:

  1. Control mejorado. Las tareas automatizadas vía RPA se registran y verifican en cada paso. Esto produce información valiosa y detallada sobre el rendimiento del software, así como la visibilidad del proceso. Además, el software de RPA proporciona una pista de auditoría que puede ser útil para el cumplimiento. RPA utiliza configuraciones y perfiles de usuario basados en la seguridad de información existente en la empresa, a fin de no comprometer el control interno de la aplicación con la que está trabajando.
  1. Mejora la velocidad de proceso. RPA transforma la eficiencia de las tareas rutinarias financieras, ya que a menudo puede realizar una tarea en segundos en lugar de las horas que puede tomarle a un humano hacerlas. A medida que los ciclos se reducen drásticamente por la implementación de RPA, el rendimiento del proceso aumenta de manera importante.
  1. Menor costo de procesamiento. A medida que la implementación de RPA se extiende en la organización, el estudio encontró que los costos se reducen significativamente. Sin embargo, puede ser engañoso medir costos sólo en términos de cuánto personal reduce una automatización. La reducción del esfuerzo depende en gran medida del paso específico dentro del proceso que se está automatizando, y esto, según la experiencia y los puntos de referencia disponibles, pueden traducirse en una reducción del costo que va del 15% al 55%. Una medida más práctica sugerida por el estudio es considerar los beneficios obtenidos a partir de la reducción de obstáculos en el proceso, y compararlo con el costo por automatización.
  1. Capacidad operativa 24 por 7. A diferencia de sus homólogos humanos, las automatizaciones pueden programarse para funcionar las 24 horas del día, los 7 días de la semana durante todo el año. Para el proceso adecuado, esto puede triplicar el tiempo disponible para el procesar, en comparación con un turno humano.
  1. Exactitud de los datos. El acceso a datos de alta calidad es la base sobre la cual los equipos de finanzas pueden buscar transformar el valor que ofrecen. La adopción de la tecnología RPA puede mejorar la precisión y la calidad de los datos. Las automatizaciones están programadas para seguir reglas, validar datos y no cometer errores como los seres humanos. Esto reduce la inexactitud de los datos y el riesgo de calidad. Sin embargo, como el software es programable, un error en las instrucciones de programación puede ser significativo, por lo que es vital realizar pruebas antes de operar.
  1. Mejora de la flexibilidad del proceso financiero a escala. Las automatizaciones pueden programarse para operar en momentos específicos, o para adaptarse a variaciones en los volúmenes de carga de trabajo.
  1. Mejora la visibilidad del rendimiento del proceso. Una característica valiosa de muchos productos de software RPA es la disponibilidad de información analítica sobre el rendimiento de la automatización.
  1. Facilidad de despliegue de soluciones de proceso personalizadas. La naturaleza misma de la tecnología, al ser dirigida por el usuario final, significa que el software RPA se puede programar a través de procesos altamente personalizados.

Como podemos ver, los beneficios de contar con procesos automatizados por RPA son multifacéticos. Y si bien algunas de estas organizaciones han estado muy cerca de contar con procesos de relojería suiza, no se trata solamente de automatizar tareas repetitivas que reducen la necesidad de personal (por cierto, siempre existe una oportunidad para volver a capacitar y redistribuir al personal, aprovechando sus habilidades analíticas para soportar mejor las predicciones y la toma de decisiones). En Conciliac te podemos ayudar a transformar tu vieja maquinaria en precisos relojes RPA.

Autor: Conciliac Team

Referencias:

ACCA, CA ANZ, KPMG: “Embracing robotic automation during the evolution of finance”, septiembre 2018.
https://www.accaglobal.com/content/dam/ACCA_Global/professional-insights/embracing-robotics/Embracing%20robotic%20automation.pdf

CiGen.com, Blog.
https://www.cigen.com.au/blog

“Relojes con mecanismos suizos ¿por qué son los mejores?”, oroHora.com.
https://magazine.orohora.com/relojes-mecanismos-suizos-los-mejores/