Un estudio de la FAO (Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura) elaborado en 2018 con la información de 35 países que representan el 85% de la producción mundial de papel y cartón, reporta que para el año 2020 estos países tendrán capacidad para producir 62,434,000 toneladas métricas de papel dedicado sólo a la escritura e impresión (sin contar los periódicos), de los cuales es factible que se utilice al menos 54,580,000 toneladas métricas. Eso es mucho papel. Estos números se mantienen más o menos constantes durante los cinco años del estudio (de 2017 a 2022), lo que nos indica que, pese a los esfuerzos de transformación digital de los negocios, nuestros procesos como sociedad siguen siendo grandes consumidores de papel.

¿Por qué es importante esta cifra? Porque en el camino hacia la transformación digital, el primer paso para muchas organizaciones es pasar del papel al documento digital. De acuerdo con Amancio Bouza, intrapreneur y experto en transformación digital, las organizaciones atraviesan tres etapas: DigitizationDigitalization, y finalmente Digital Transformation. Manejaré los términos directamente en inglés, ya que en español todavía no tenemos los términos exactos para distinguir Digitization de Digitalization.

Bouza nos dice que Digitization se refiere a la creación de una representación digital de objetos físicos. Esto ocurre cuando escaneamos un documento en papel y lo guardamos como un documento digital (por ejemplo, en formato PDF). Digitization consiste en convertir algo no digital en una representación digital.

Digitalization, por su parte, se refiere a habilitar, mejorar o transformar el proceso empresarial al aprovechar las tecnologías digitales (por ejemplo, las API) y los datos digitalizados. Digitalization supone que se ha realizado previamente un proceso de conversión a digital (Digitization).

Finalmente, Digital Transformation (Transformación Digital) es la transformación profunda de las actividades comerciales, las competencias y los modelos de negocios para aprovechar al máximo las oportunidades de las tecnologías digitales.

Así que la primera parada del viaje hacia la transformación digital es convertir una oficina en Paperless. Pero el proceso no siempre puede ser tan radical ni definitivo, como lo señala Don Fluckinger en su artículo “Gestión de registros físicos continuará, junto con los registros digitales”. De hecho, en muchos casos el uso de papel no desaparecerá: agencias gubernamentales, gobiernos estatales y locales todavía requieren que se presente en papel ciertos trámites. Y empresas privadas todavía les tomará algún tiempo hacer la transición. Dependiendo de la cantidad de papel que una empresa o agencia pública está reteniendo, tiene más sentido comercial aferrarse al papel a pesar de los problemas de acceso y degradación física que pueden ocurrir con el tiempo con el papel.

Además, la destrucción del papel tiene un costo. Al entrevistar Fluckinger a Lisa Glick, analista de gestión de registros del fabricante de motocicletas Harley-Davidson, nos señala que ellos almacenan por 13 centavos de dólar una caja de archivo de papel, pero si quieren destruirla, les cuesta tres dólares. “Esto hace difícil justificar por qué lo estamos haciendo a quienes están escribiendo los cheques porque pueden [ser] miles de dólares, versus simplemente dejarlo allí guardado”, dijo Glick, cuya compañía mantiene 50,000 cajas con registros en papel. “El retorno de inversión es una conversación a largo plazo… sobre la responsabilidad y el riesgo de conservar esos registros”.

Por otro lado, Digitization es mucho más que solo escanear las páginas o fotografiar un objeto físico. Revisemos algunas consideraciones básicas del proceso:

  • Organizar el contenido y registro. Es importante contar con un sistema de gestión documental que nos permita mantener organizada la información digital, e integrada al flujo de información. He conocido organizaciones que piensan que tener escaneados todos sus documentos en un servidor es equivalente a digitalizar. Sin embargo, tener miles de archivos tipo PDF no sirven de nada si no están organizados e integrados al proceso de negocio. También he encontrado proyectos en donde los documentos tal y como estaban guardados en el archivo hacían sentido para los analistas de información, pero al tratar de integrarlos a un flujo automatizado quedaba incompleto el registro, haciendo necesario no solo adecuar el sistema actual, sino agregar muchos datos nuevos a la imagen en sí. A esta información adicional a la imagen la llamamos metadatos, y debemos cuidar que dicha información esté estandarizada y utilizable por los empleados en la plataforma de administración de registros digitales.
  • El proyecto no termina con la primera carga de información. Transformar papel en contenido digital es un proyecto que debe ser planeado cuidadosamente, ya que evolucionará con el tiempo. Si bien la parte más tediosa y larga es la primera carga/conversión de información, el reto mayor está en dejar los procesos listos para que los documentos futuros entren en la tubería y se conviertan de manera adecuada en información digital; ahí es donde la resistencia de las personas al cambio es determinante. Si no somos capaces de hacer las cosas de manera diferente, tendremos un histórico de documentos digitalizados que muy rápido se volverá obsoleto al no contar con la información actualizada.
  • Contar con herramientas de conciliación automática. La gestión de datos y el acceso a los datos son las principales preocupaciones de los usuarios una vez que se ha convertido la información en medios digitales. Es muy común que los usuarios desconfíen tanto del nuevo proceso como de la información digital, y quieran seguir haciendo ellos mismos la validación y consolidación de los datos. Un arma secreta para vencer resistencias son las herramientas de conciliación automática. Teniendo los metadatos de los documentos correctos, y la tecnología correcta para extraer la información dentro de los documentos, es fácil implementar reglas y validación que permitan conciliar la documentación que se digitaliza contra los registros existentes en el sistema, replicando así los mismos procesos de validaciones que hacen las personas, pero a una velocidad mucho mayor y con cero errores. El resultado de esto es una conciliación automática confiable, capaz de adaptarse al volumen creciente de datos.

Muchos negocios pueden tener un cambio drástico no solo en los tiempos de proceso, sino en la experiencia total de sus clientes al reducir o eliminar el uso de papel (pensemos, por ejemplo, en un crédito). Sin embargo, esta primera etapa en una transformación digital toca de manera delicada los procesos de negocio, por lo que debemos ser cuidadosos al evolucionar las formas de trabajar. Colocar las piezas tecnológicas correctas no solo permite acelerar la transformación, sino también dar mayor certeza y confianza a las personas que operan dichos cambios; sin esa certeza y confianza, ningún cambio tecnológico es posible.

Autor:  Conciliac Team

Referencias:

Amancio Bouza, “What is Digital Transformation, Digitalization, and Digitization”, Medium.com, Marzo 2018
https://medium.com/api-product-management/what-is-digital-transformation-digitalization-and-digitization-c76277ffbdd6

Don Fluckinger, “Gestión de registros físicos continuará, junto con los registros digitales”, searchdatacenter.techtarget.com, abril 2018
https://searchdatacenter.techtarget.com/es/cronica/Gestion-de-registros-fisicos-continuara-junto-con-los-registros-digitales

Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO), “Capacidades de pasta y papel, 2017-2022”, Roma, 2018, http://www.fao.org/3/CA1791T/ca1791t.pdf