En sus inicios, la tecnología RPA (Robotic Process Automation) fue adoptada para automatizar flujos de trabajo principalmente el BackOffice, tales como la transformación de registros en reportes o conciliar las compras y las adquisiciones por pagar. ¿Qué había en esos flujos que los hacía ideales para RPA? El que fueran tareas repetitivas, que no requerían un criterio subjetivo y que estaban basadas en reglas de negocios. Y estas tareas siguen siendo un campo natural de acción de las soluciones RPA que Conciliac ha proporcionado a sus clientes, aportando mayor eficiencia y productividad, menos errores y una mayor productividad dentro de las organizaciones.

Sin embargo, hoy en día todo apunta a que RPA está listo para ocupar un rol de mayor peso en los procesos financieros centrales. Así lo señala una encuesta de Gartner a 64 ejecutivos en la posición de contralor corporativo, en compañías con más de $1,000 millones en ingresos, donde el 50% de los encuestados informó que están en proceso de implementación o ya han implementado la automatización robótica de procesos (RPA) en sus equipos, y se predice que ese número crecerá al 88% en los próximos dos años. Gartner señala que “El uso de RPA ahora abarca toda la gama de finanzas, automatizando aspectos de cierre y consolidación financiera; reconciliaciones entre cuentas, bancos y registros Inter compañía; conciliación de asientos contables; preparación de reportes de flujo de efectivo; contabilidad de activos fijos; contabilidad de inventario y declaración de impuestos, entre otras aplicaciones”.

El ejemplo más claro en torno a los beneficios de la eficiencia en los procesos se encuentra en la reducción de errores; Gartner estima que el 70% del trabajo de contabilidad realizado para corregir errores antes de un cierre financiero es necesariamente manual. El resto del retrabajo se puede evitar utilizando la automatización. Johanna Robinson, líder de prácticas financieras en Gartner, estima que para un equipo de contabilidad con el equivalente de 40 empleados a tiempo completo con un salario promedio anual de $75,000 USD, eso equivaldría a aproximadamente 25,000 horas y $900,000 USD desperdiciados en trabajo que podría automatizarse. Más aún, las conversaciones de Robinson con los directores financieros sugieren que los números reales podrían ser el doble.

Para completar esta visión, David McCann nos cuenta el caso de éxito de Principal Financial, una compañía de servicios financieros que aplicó soluciones basadas en RPA a problemas en sus áreas de tesorería e impuestos. Al poco tiempo ser ascendida a CFO en la compañía, Deanna Strable asistió a una conferencia para ejecutivos de finanzas, donde la mitad del grupo hablaba sobre la automatización de procesos mediante RPA. “Para ser honesta, ni siquiera sabía qué era RPA en ese momento”, dice Strable, pero fueron los casos de uso en conciliaciones de cuentas por pagar y operaciones financieras los que le abrieron los ojos. A su regreso a la oficina, comenzó a trabajar con el área de TI para crear un programa piloto en procesos que les permitieran ponerse en marcha rápidamente y mostrar lo que podía hacerse con RPA.

De este modo, implementaron un robot en tesorería para ejecutar un proceso diario de reconciliación de las posiciones de efectivo y liquidez en varias cuentas. Cuando Strable vio una demostración del Bot en acción, el proceso tuvo que hacerse más lento para que el ojo humano pudiera seguirlo. “Fue sorprendente verlo cómo iniciaba sesión en diferentes sistemas, exportaba datos a hojas de cálculo de Excel, formatear las hojas de trabajo e identificar valores atípicos que debían enviarse por correo electrónico a una persona”. Otro robot piloto automatizó la recopilación de datos para un conjunto de reportes de impuestos y agilizar algunas de las tareas manuales relacionadas con la producción de los informes. Si bien el Bot se creó para manejar un cierto tipo de informe, “lo creamos de una manera que hace que sea muy fácil replicar la codificación para que funcione para otros tipos de informes”, explica Strable. Un tercer Bot realiza conciliaciones diarias de cuentas bancarias con los saldos que se muestran en los sistemas contables de Principal. Esta era una tarea que le tomaba hasta cuatro horas por día a una persona, y que ha sido reducida a minutos. Si bien es apenas el comienzo para la CFO y Principal Financial, ya consideran el piloto todo un éxito: “Determinar el ROI es fácil”, dice Strable: “justo lo que tenemos en producción ahora debería ahorrarnos 75,000 horas al año”.

Si estos casos también te han abierto los ojos al potencial de RPA y por qué ha cobrado cada vez mayor protagonismo, te invitamos a conocer las soluciones que Conciliac tiene. Conciliac es ideal tanto para iniciar un piloto, o bien para soportar una estrategia completa y compleja de automatización de procesos.

Autor: Conciliac Team.

Referencias:

David McCann: “The New Digital Workforce”, Septiembre 2018, CFO Magazine
https://www.gartner.com/en/finance/trends/new-digital-workforce