En una entrega anterior, hablé de dos momentos en la vida de una organización que ponen a prueba todas las habilidades de los directivos: cuando la organización crece, y cuando debemos reducir los gastos. En esta ocasión, hablaremos de la reducción de gastos.

Froylán Campos de la Consultoría Deloitte nos explica que, de acuerdo con un estudio reciente de Deloitte sobre este tema, el 96% de los líderes en América Latina establecieron iniciativas de reducción de costos para 2018 y 2019. Los dos principales impulsores para la reducción de costos estaban relacionados con hacer crecer los ingresos y las ventas: el 53% de los encuestados buscaba ganar ventaja competitiva, y el 46% daba importancia a la inversión que requerían en áreas de crecimiento. Pero el resto de los impulsores para la reducción eran meramente defensivos: “el paradójico enfoque que considera costo y crecimiento al mismo tiempo refleja una mentalidad de ahorrar para crecer, en la cual, las empresas utilizan sus ahorros en costos a manera de impulsor estratégico, para así financiar sus esfuerzos e iniciativas de crecimiento sin sacrificar su rentabilidad. El potencial de este enfoque es inmenso, sin embargo, la barrera más grande para alcanzar el éxito, de acuerdo al 53% de los líderes encuestados, tiene que ver con los retos que representa la implementación de estas iniciativas. El punto clave es pasar de la táctica a la estrategia”.

En este sentido, Campos señala que, frente a cualquier táctica de gestión de costos común como la reducción de gastos y ahorro en procesos de negocios, debe anteponerse iniciativas más estratégicas como el outsourcing, la centralización y la reconfiguración del negocio mediante incorporación de nuevas tecnologías: “con una serie de nuevas tecnologías como Automatización Robótica de procesos, analytics y Tecnologías Cognitivas, destinadas a modificar la forma tradicional en la que se administran los negocios, la reducción de costos está dejando de ser solamente una herramienta a la que recurrían las empresas en tiempos de crisis, para convertirse en un detonador estratégico del crecimiento”.

Por ello, Conciliac no solo es una herramienta RPA intuitiva y fácil de usar, sino una solución de rápida implementación y con esfuerzos de tiempo y recursos mínimos, que permiten a las organizaciones pasar de un tradicional recorte defensivo de costos a un “hacer más con menos”, es decir, iniciar una estrategia de crecimiento. Dado que los empleados que realizan tareas de conciliación tienen una larga curva de aprendizaje importante tanto en el negocio como en el área interna, son expertas en procesos específicos. De modo que el entrenamiento y capacitación adecuados, es posible empoderarlos y convertirlos en analistas expertos capaces de identificar desviaciones, errores, tendencias… en poco tiempo, la organización contaría con la inteligencia de negocio que tanta falta hace en las organizaciones para crecer adecuadamente.

Una tarea repetitiva, indispensable, compleja y pocas veces automatizada, por ejemplo, es la conciliación de los registros de cuentas por pagar en el ERP con las facturas de proveedores recibidas en archivos PDF. Para Conciliac, esta tarea significa simplemente configurar su módulo para la carga de información Smart Extract & Load (SEL), de modo que pueda por un lado identificar la información relevante en los archivos PDF de los proveedores, y por otro transformar el archivo del ERP en registros analizables. Cuando esta configuración queda hecha, solo hay que agregar las reglas mediante su poderoso motor Conciliac Recon Software, que permite construir lógicas eficaces para buscar y encontrar las coincidencias entre registros de diferentes fuentes, de modo que hagan el data matching que relacione la información tal y como está registrada en el ERP con el detalle de las facturas. El trabajo de días y semanas se puede realizar en minutos. Una prueba de concepto de proceso se puede construir en horas.

De este modo, las organizaciones pueden transformar la reducción de gastos tradicional, y convertirla en un disparador de crecimiento. Y Conciliac está ahí, para acompañar y guiar a las empresas en este cambio de paradigmas.

Autor: Conciliac Team

Referencia:
Froylán Campos, “Una paradoja estratégica: ahorrar para crecer”, abril 2018, Forbes México
https://www.forbes.com.mx/paradoja-estrategica-ahorrar-para-crecer/