La conciliación de nóminas con la contabilidad es un paso ineludible en empresas de cualquier país. Si tenés empleados, debés asegurarte que las deducciones, retenciones, seguros médicos y percepciones salariales se correspondan con lo que realmente está registrado en tus datos contables, tus nóminas y tus recibos bancarios.

Si hay desajustes, esto puede derivarse en múltiples dificultades: con los propios empleados, con la autoridad fiscal y también con tu propia gestión empresarial, ya que es más difícil tomar decisiones acertadas cuando hay errores y falta de precisión en los datos.

¿Por qué necesitás hacer la conciliación de nóminas?

Existen varias razones por las que la conciliación de nóminas y datos contables es determinante para la gestión empresarial.

1.   Previsión de tesorería

El principal perjudicado de no hacerla, es la propia empresa. Si los datos no son correctos, asumís riesgos innecesarios. Quizás estés pagando más de lo que corresponde al empleado según la nómina o, por el contrario, no hayas hecho correctamente las retenciones.

Una diferencia en los números puede hacer que tengas una percepción equivocada de tu tesorería, lo que puede dar lugar a una mala toma de decisiones, ya que no estarías gestionando eficazmente un gasto fijo con un peso considerable como son las nóminas.

2.   Declaraciones y trámites

En prácticamente todos los países tenés que realizar diferentes trámites relacionados con la nómina, como por ejemplo la Declaración Informativa Múltiple (DIM) en México. Si se producen divergencias entre lo que declarás a la administración o lo que percibe el empleado y tus datos contables, esto puede traducirse en diversos problemas. Por ejemplo, que la autoridad fiscal considere que no estás declarando correctamente y te haga una auditoría, con su consecuente sanción. O que los empleados se cercioren de que no estás cumpliendo correctamente con tus obligaciones de pago de nóminas.

¿Cómo hacer la conciliación contable de las nóminas?

Los procedimientos pueden diferir de país a país según las obligaciones fiscales que indiquen las leyes.

Pero lo que es seguro en todos los casos es que la conciliación del staff es importante antes de presentar cualquier declaración, ya que pueden estar produciéndose desajustes.

Este es un proceso que normalmente se hace en el Departamento de Gestión Contable de las empresas. Se trata de verificar que los datos de nóminas, retenciones y seguros sociales a cargo de la empresa, o a cualquier otro tipo de costo laboral, se corresponda con los datos incluidos en tus libros de registro y en las cuentas bancarias de la empresa.

Incluso disponiendo de pocos empleados, este proceso puede ser complejo para muchas empresas. Cada nómina puede ser diferente, con incentivos salariales o percepciones en especie, que hagan que los datos cambien mes a mes, lo que vuelve el proceso mucho más tedioso y difícil.

Más aún si el número de empleados es muy alto, pues hacer la conciliación manual de las nóminas puede convertirse en una misión imposible. Tener a tu Departamento de Contabilidad ocupado en la conciliación de nóminas puede retrasar otras tareas enormemente importantes.

La mejor opción para que puedas hacer la conciliación de nóminas con contabilidad es a través de una solución de conciliación como Conciliac, con la que podés ahorrar tiempo, evitar errores y asegurarte de poder presentar declaraciones sin errores, impidiendo posibles sanciones o costos imprevistos.

Hay una manera de que empieces a hacer la conciliación de nóminas de manera rápida, segura y eficaz, sin dedicar horas y horas a un trabajo repetitivo y tedioso. Descubrí cómo contactándonos.