Las auditorías suelen ser procesos engorrosos dentro de las organizaciones. Pero con tecnología no sólo es posible ser más eficiente en términos de confección de reportes sino, y sobre todo, estandarizar una actividad que, así, le quita tensión y le brinda nuevas garantías a la empresa.

Ceños fruncidos. Cabezas gachas. Silencio tenso. El aire se corta con un suspiro de más. Un café sale de la máquina detrás de otro, pero no para amenizar una charla, sino para mantener despierta a la mente; el horario de trabajo de esos días está totalmente alterado. Y es que llegó el momento de la auditoría a la empresa y el proceso exige tal nivel de atención, meticulosidad y perfección, que obliga a quienes están involucrados en esas tareas a acompañar con sus gestos duros y sus cuerpos tensos el alto nivel de preocupación que se generan en estos días.

Se puede trabajar en una compañía “Great Place to Work” o en una PyME familiar y contenedora, pero en días de auditoría el nivel de tensión es tan alto que todo eso tan bueno y motivador parece desaparecer en tiempos de evaluación.  Sucede que lo que se realiza en ese período tiene que estar perfecto. No hay lugar para el error porque, de lo contrario, los riesgos a enfrentar son muy grandes. Si la información que se vuelca en esa auditoría no es correcta podrá resultar muy difícil salir del problema.

Es práctica habitual en las organizaciones que estos procesos estén a cargo y sean responsabilidad de personas específicas que, lógicamente, establecen sus propios criterios de organización de los datos para confeccionar los reportes. Una modalidad de trabajo que acumula millaje, que se asume como tal, pero que suele generar enormes dependencias y presiones. Y como consecuencia, es clave que esa persona no se enferme o no se tome vacaciones en momentos determinados del año. Y que si por alguna causa, se fuese de la empresa, sabemos no será fácil tomar las riendas de esa tarea: habrá que destinar mucho tiempo en comprender los procesos, capacitar a otras personas, establecer nuevos criterios, deducir lo que nadie conoce…. Una dependencia que es costosa, tanto para la persona sobre  quien cae esta tarea, como para la empresa y para el área.

¿Hay modos de estandarizar los procesos de captura de la información cuando se hace una auditoría? ¿Es posible que la famosa “semana de la muerte” pueda ser transformada en una semana en donde, tal vez, haya más trabajo pero en la que, al mismo tiempo, se tenga la tranquilidad de que lo que se hará será certero y no dará lugar a errores?

Sí, por supuesto. Y la tecnología es, una vez más, una aliada para sacar adelante y con buenos resultados una tarea estresante.

“Fui auditor de una empresa en la que, un día, la persona responsable de realizar las conciliaciones para las auditorías cambió de trabajo. En el momento de hacer la tarea nos encontramos con que esa persona se había llevado la información. No había manera de efectuar las conciliaciones y, ya se sabe, que si no se concilia, la organización no sabe en dónde está parada”, explicó Mariano, ex administrativo de una cadena hotelera quien sostuvo que ya no es posible pensar en la conciliación sin acudir a herramientas de automatización porque permiten efectuar no sólo reportes certeros a partir de la estandarización de procesos sino, además, habilitar nuevos análisis gracias al cruce de información.

Esa persona que, durante años, había creado macros en Excel para hacer la el cruce de datos y que ahora, ya no está más, había confeccionado esas planillas según sus propios criterios. Quien la sucedería ¿replicaría esa modalidad de trabajo o, a su vez, le pondría su impronta y destinaría horas a la conformación de otras planillas para efectuar la tarea sin que exista un hilo conductor entre uno y otro?

Para evitar estas situaciones que sólo generan “ruido” en un proceso que debe estar limpio, es muy recomendable acudir a las herramientas de conciliación porque permiten estandarizar procesos y, así, no reproducir este tipo de dependencias que mencionamos más arriba.

Al contar con herramientas de estas características no sólo se automatizan los procesos sino que se lo puede clarificar y obtener un formato de reportes que permiten confiar en la validez de los datos que surgen de esa auditoría.

Además, el proceso estandarizado permanece a lo largo del tiempo, y quienes lo usan no necesitan contar con expertise previo en programación. Pues, al ser intuitiva, habilita de un modo sencillo el cruce de información y, cuando algo no cierra, saltan alertas que le permiten a la persona a cargo de esa tarea tomar las acciones correspondientes.

Conciliac EDM permite contrastar los datos tomados de distintas fuentes y posee funciones que ayudan a mejorar los procesos orientados a chequear la vinculación de unos con otros, y darle veracidad y certidumbre a los reportes que surgen de esas tareas.

La mayor ventaja de contar con una herramienta de procesamiento de datos y conciliación automática es que, al tener todo estandarizado, siempre se está al día. Cuando llega el cierre del mes, el proceso se pone en marcha de acuerdo a ese esquema predefinido, y cuando llega la auditoría a los 3, a los 6 o a los 12 meses, se inicia la confección del reporte sin el stress y sin las caras largas que suelen verse en esas “semanas de la muerte”.