Alex Shootman es el CEO de Workfront, empresa líder en soluciones de gestión de trabajo empresarial basadas en la nube desde 2016. Adicional a esta posición también es autor de libros y blogger. De acuerdo con el sitio cloudwedge.com (especialistas en noticias de tecnología, reseñas y opiniones), una habilidad crítica en los gerentes para Alex Shootman es lo que él llama “traducir el mensaje”, es decir, ser capaz de transmitir el objetivo de la alta gerencia al resto de la organización. Esta preocupación por la transición que están sufriendo las empresas llevó a Alex Shootman a publicar, junto con Workfront en 2017 el libro electrónico: Make Your Work Matter: 7 Thought Leaders on Why Work Isn’t Working For You and How You Can Change It”. De este material, les comparto las ideas de capítulo escrito por Jada Blaster “The 8 Do’s and Don’ts of Change Management”. Blaster, respetada líder en marketing, afirma: “El cambio es una parte inevitable de la vida y los negocios, y aun así logramos fracasar miserablemente el 75% del tiempo (…). Claramente, es más fácil fallar en el cambio que tener éxito”. Blaster nos comparte cuatro cosas que debemos hacer y cuatro que debemos evitar:

  1. Debes: crear un caso de negocio para el cambio. Es vital contar con un sólido caso de negocio que transmita un mensaje claro a favor del cambio y tener los datos que lo respalden. ¿Por qué estás haciendo el cambio? ¿Qué se logrará? ¿Qué puede suceder si no cambias? Es preferible a estar corrigiendo suposiciones falsas de que esto es solo una decisión frívola o innecesaria.
  1. Debes: crear un plan sistemático de comunicación. Tienes que compartir las cosas correctas con las personas adecuadas en el momento adecuado, o acelerarás los rumores. Blaster nos sugiere incluir en esta estrategia a empleados, socios y clientes.
  1. Debes: Involucrar a los empleados en el proceso. Cuando los empleados se sienten involucrados, participan más y apoyan el esfuerzo, y es menos probable que ofrezcan resistencia.
  1. Debes: celebrar pequeñas victorias. Aún si hay 37 fases por delante, detente y celebra, incluso si sólo es para reconocer públicamente las contribuciones de cada individuo o equipo y ordenar pizza.
  1. Evita: comenzar demasiado tarde. Cuando un proyecto tiene presión de tiempo, nunca se hace como debería. Si no hay tiempo suficiente para hacer el trabajo completo, es mejor que reducir el alcance del cambio o posponer la iniciativa hasta contar con el tiempo necesario. De lo contrario, será un esfuerzo inútil.
  1. Evita: perder el impulso del cambio. Al lanzar un proyecto de cambio, hay que planearlo correctamente: “no querrás desatar esta gran fanfarria y avivar la emoción en tu equipo, solo para seguir con semanas de silencio en la radio”, nos dice Blaster.
  1. Evita: ignorar la resistencia interna. Como el cambio, la resistencia es inevitable. “Siempre habrá personas a las que les gustan más las cosas como eran antes, especialmente aquellas que han estado con la compañía durante más tiempo. Permite que las personas expresen sus dudas de manera adecuada. Escúchalos. Dales tiempo para asimilar los motivos del cambio. Deja que la resistencia siga su curso. Si apresuras a las personas a través de sus reacciones o las ignoras, solo fortalecerás su oposición”, aconseja Blaster. Al final, cada miembro del equipo deberá decir si sube o baja en la próxima parada.
  1. Evita: esperar que los sistemas cambien los comportamientos. Una empresa puede estar cambiando un sistema central por otro, incorporando una herramienta RPA que automatice procesos y revolucione los procesos financieros o la productividad. Nos advierte Blaster: “Puede ser tentador creer que esta herramienta, sistema o proceso nuevo y brillante será una varita mágica, capaz de resolver todos sus problemas. Pero hay mucho más trabajo por hacer. Debe abordarse comportamientos, creencias, cultura, capacitación y otros elementos esenciales de la adopción. Necesita personas clave que defiendan el cambio [campeones del cambio] y lideren con el ejemplo para ayudar a otros a adoptar y adoptar la nueva solución”.

Proyectos como la automatización mediante RPA tradicionalmente son parte de una estrategia mayor de cambio. La Gestión del Cambio resulta una herramienta fundamental en la implementación, pero más aún, en la transmisión del mensaje detrás del cambio. Este mensaje resulta en ocasiones la pieza clave para conseguir la motivación y cooperación del resto del equipo.

Autor: Conciliac Team

Referencias:

“Make Your Work Matter: 7 Thought Leaders on Why Work Isn’t Working For You and How You Can Change It’”, 2017, Workfront (www.workfront.com)
https://www.workfront.com/resources/make-your-work-matter

“Geek of the Week: Alex Shootman, CEO of Workfront”, Junio 2019, www.cloudwedge.com
https://www.cloudwedge.com/geeks/geek-of-the-week-alex-shootman-ceo-of-workfront/